Выставление электронного УПД с функцией счета-фактуры и документа об отгрузке товаров и оказании услуг в - Администрация Селижаровского района

Понятие универсального передаточного документа (УПД) пришло к нам в 2013 году с подачи ФНС России по согласованию с Министерством финансов. Это форма документа объединяет в себе первичный учетный документ и счет-фактуру, который и формируется на его основе, для целей налогового учета.

Появление УПД стало возможным благодаря вступившему двумя годами ранее в силу закону № 402-ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», который давал возможность отказаться от унифицированных форматов первички, закрепляя только заполнение обязательных для нее реквизитов. Наряду с этим на уровне законодательства появилось разрешение вносить в счета-фактуры дополнительные сведения, например, обычно не вносимые туда обязательные реквизиты для первичного учета. Все это сформировало возможность для появления УПД.

Поскольку первичные документы используются и для бухгалтерского, и для налогового учета (вычет НДС возможен только при наличии соответствующей первички), это обеспечило законность применения УПД для обоих видов учета, позволив избежать дублирования данных, большинство из которых повторяются в первичке и СФ. О преимуществах этого мы поговорим ниже.

При переходе на ЭДО продавцу и покупателю необходимо заранее договориться, какими документами обмениваться – УПД или отдельно СФ и первичными документами

Когда можно применять УПД?

Применение УПД не носит обязательный характер, то есть субъект налогообложения может сам выбирать, использовать ли его вообще, или использовать его наряду с традиционными формами. В разъяснениях были описаны ситуации, для которых может быть применен УПД:

Отгрузка товаров с/без транспортировки;
Передача результатов выполненных работ;
Оказание услуг;
Посреднические операции;
Передача имущественных прав как исключительных, так и по договору лицензионного соглашения.

Для применения УПД организация должна утвердить его использование в учетной политике, а также составить распоряжение руководителя об утверждении бланка УПД.

Бесплатная консультация

эксперта

Что такое «статус УПД»?

Статус в УПД пояснение, поскольку он может использоваться в двух «качествах»:

Статус «1» устанавливается, когда УПД используется как первичка и счет-фактура;
Статус «2» устанавливается, когда УПД используется только как первичка, только для целей бухгалтерского учета.

Таким образом, статус показывает, какую функцию несет УПД в документообороте. Если при создании УПД по ошибке установлен статус «2», но все обязательные для СФ поля заполнены, то этот УПД можно использовать для подачи на вычет.

УПД со статусом «2» могут использовать:

Неплательщики НДС, например, юрлица на упрощенке, так как выставление УПД не обязывает к исчислению и уплате НДС
Комиссионеры для отгрузки товаров комитенту

Что включает в себя УПД и как его правильно заполнить?

УПД, как мы уже говорили, состоит из двух частей – первичного документа и счета-фактуры, составленного на его основании. На печатной форме фактурная часть обведена жирной рамкой.

Рис.1 Внешний вид УПД

Законодательство при этом настаивает на присутствии в документе следующих данных:

Название документа;
Название юрлица-составителя*;
Дата его составления и номер**;
Отображение факта хозоперации;
Цена и количество объектов;
Подписи с расшифровкой и должностью для идентификации подписантов – ответственного за операции и ответственного за подписание или их заместителей.
Основание сделки, если такая информация введена в реализации.

Обязательные поля для УПД со статусом «1»:

Платежно-расчетный документ, к которому он составлен;
В числе суммы сумма акциза;
Налоговая ставка;
Цифровой код страны происхождения товара;
Краткое наименование страны происхождения товара;
Номер таможенной декларации.

*Если бухучет продавца ведется сторонней организацией, то выводятся данные этой организации, также в поле могут быть указаны данные комиссионера. В бумажном УПД есть место для печати, наличие которой не является обязательным условием. А если на печати четко видны данные продавца, то название составителя можно не заполнять.

**От статуса зависит дата и номер УПД. Налоговики предъявляют особые требования к порядку нумерации в счетах-фактурах, а для первички номер не является обязательным реквизитом. Таким образом:

Если к реализации ввели СФ, то УПД будет формироваться со статусом «1». При этом дата составления документа и номер УПД будут присваиваться в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, то есть требованиями налогового учета.
Если же СФ нет, то УПД формируется со статусом «2», дата составления документа и номер будут браться из накладной в соответствии с хронологией нумерации первичных документов по правилам бухучета.

Упд – что это за документ в бухгалтерии?

Как мы уже выяснили, УПД может заменять собой и СФ, и первичку, или только первичку: в зависимости от выбранного статуса УПД можно (первый вариант) или нельзя (второй вариант) использовать для подачи на вычет. УПД нельзя использовать только вместо счета-фактуры!

То есть УПД является основанием для:

начисления/вычета НДС;
подтверждения доходов продавца;
подтверждения расходов покупателя.

При получении предоплаты или части оплаты по сделке, а также оплаты за выполнении обязанностей налогового агента, следует выписывать СФ в обычном виде.

Для того чтобы сформировать УПД, достаточно воспользоваться печатной формой в документе реализации.

Рис.2 Создание УПД из Накладной

В 1С понятия УПД как отдельного документ не существует, но поскольку УПД исполняет роль счета-фактуры, для завершения цикла работы с использованием УПД необходимо зарегистрировать его, как и обычный счет-фактуру.

Рис.3 Выписка СФ

Далее заполнить подписанта УПД в дополнительной закладке.

Рис.4 Заполняем подписанта УПД

После всех манипуляций можно использовать печатную форму УПД.

Рис.5 Печатная форма УПД

Счет-фактура или УПД: что удобнее?

Каждая компания решает для себя, как удобнее вести свой документооборот – с УПД или без. Важно понимать, что для использования УПД как СФ, документ должен содержать все заполненные реквизиты, обязательные для СФ.

Так как УПД многофункциональный документ, то он позволяет уменьшить документооборот, а составленный в электронном виде – снизит количество транзакций через оператора, то есть уменьшит затраты на ЭДО. Также цифровой УПД позволит всегда иметь пакет оригиналов «на руках».

Быстро внедрим ЭДО для обмена УПД с контрагентами

Существует ли корректировочный УПД?

Как и со счетами-фактурами УПД можно исправить или скорректировать.

Для корректировки, в условиях изменения фактических условий сделки и при наличии согласия контрагента на такую корректировку составляется универсальный корректировочный документ (УКД). Его отличие от первоначального документа заключается в том, что он должен содержать дату, когда контрагент согласился на корректировку или дата, когда получил об этом уведомление.

Если в УПД закралась ошибка, и ее исправили, документ является исправительным – то есть новой версией уже выставленного документа. При этом его исправление будет зависеть, во-первых, от статуса и, во-вторых, от того, какие именно показатели в документе необходимо исправить.

Если в УПД со статусом «1» ошибка допущена в части и счета-фактуры, и первички, которые для счета-фактуры квалифицируются как грубые, мешающие налоговикам провести проверку, то необходимо в дополнительной строке указать дату и номер исправления.
Если ошибки в части счета-фактуры не являются грубыми или находятся только «на территории» первичного документа, то УПД исправляется только как первичный документ. Для акцента на исправление рекомендуется поменять статус на «2», вне зависимости от первоначального. При этом ни руководитель, ни главбух не обязаны его подписывать. Соответственно, такой УПД не регистрируется.
Если УПД со статусом «2» был исправлен, соответственно, в части первичного учетного документа, производятся те же действия, что и в предыдущем пункте, но СФ в этом случае на основании исправленных данных рекомендуется выставить отдельно.

Отметим, что дата признания в налоговом учете определяется фактической датой осуществления сделки, и не зависит от даты исправления документа.

Сроки оформления универсального передаточного документа

Как и любой первичный документ, УПД должен быть составлен во время или сразу же после совершения любой хозяйственной операции. Это эталонная ситуация, которая не всегда «срабатывает».

В рекомендуемой форме УПД выделяют три даты:

Дата составления документа;
Дата реального совершения сделки;
Дата получения/приемки.

Поскольку к дате выставления счетов-фактур законодательство предъявляет особые требования в связи с необходимостью зафиксировать момент определения налоговой базы и момент возникновения права на вычет, разберемся в этом параметре поподробнее.

Когда все три даты будут совпадать, с датой определения налоговой базы по НДС вопросов не возникнет.
Если первые две даты совпадают, то эта дата станет датой определения налоговой базы, а датой определения налоговой базы для работ станет дата подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком.
Если УПД составили до или после отгрузки, то датой определения налоговой станет дата реального совершения сделки, а для работ – дата приемки.

В любом случае, право на вычет возникнет у покупателя при наличии УПД, но не ранее даты получения товара или даты приемки работ.

Чем бумажный документ УПД отличается от электронного?

Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утвердил формат УПД, после чего появилась возможность оформлять УПД в электронном виде. Выглядит он так же как бумажный, и как и у бумажного, каждый вид электронного УПД имеет свои обязательные поля, а также требования к подписанию:

СЧФ – счет-фактура, подписывается только продавцом;
СЧФДОП – универсальный передаточный документ (счет-фактура и первичный документ), подписывается продавцом и покупателем;
ДОП – первичный документ, подписывается продавцом и покупателем.

Для УПД статуса «1» используются все три формата, для УПД статуса «2» – второй и третий.

Рис.6 Применение УПД с разными статусами

Электронный УПД может быть:

Односторонний, один xml-файл, содержащий информацию и подписи продавца;
Двусторонний, два xml-файла, где один файл содержит информацию и подписи продавца, второй файл содержит информацию и подписи покупателя.

Подписывать электронный УПД может лицо, уполномоченное на подписание СФ и первички. Если такими полномочиями наделены разные сотрудники, то подписей должно быть несколько – по одной от каждого уполномоченного лица.

В электронных УПД обязательно корректно указывать статус лица, подписывающего документ:

Сотрудник продавца;
Сотрудник организации, составившей файл продавца;
Сотрудник иной уполномоченной организации; при использовании этого статуса также необходимо заполнить поле «Основание полномочий (доверия)»
Уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий».

Существенные отличия бумажной и цифровой версии УПД кроются в преимуществах использования электронного документооборота вообще, а не конкретно этой формы документа.

Хотя использование УПД при электронном обмене через оператора позволяет снизить количество пакетов документов, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, а значит снижает затраты на оплату транзакций у оператора.

При этом цена использования электронного документооборота сама по себе несопоставима с затратами, которых требует бумажный документооборот: расходники для принтера, бумага, оплата курьера или почты, не говоря уже о трудозатратах, – из всего этого складываются внушительные суммы.

А если учесть, что система ЭДО сокращает время отклика, снижает ошибки, гарантирует наличие актуальных документов, и при этом обмен защищен «со всех сторон», отличия электронного УПД от бумажного становятся очевидными.

Наша компания специализируется на построении систем ЭДО, поэтому мы с радостью поможем вам внедрить безбумажный документооборот, а также предложим максимально выгодные условия обмена за счет применения собственной технологии WA:ЭДО, которая позволяет существенно сэкономить на стоимости исходящих документов. Наша компания является агрегатором операторов ЭДО и помогает настроить отправку документов самым выгодным способом. Технология обладает рядом преимуществ и дополнительных возможностей, например, вы сможете работать в едином интерфейсе с операторами 1С-ЭДО и Контур.Диадок без роуминга, а также получите доступ к расширенной функциональности ЭДО. Технология доступна для внедрения на территории компании. Наши специалисты готовы в любой момент рассказать обо всех преимуществах технологии и продемонстрировать, как работает сервис.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД — это универсальный передаточный документ. Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Бумажный УПД: применение и оформление

На бумаге его можно использовать вместо:

пакета «счет-фактура + первичный документ»;
первичного документа.

С помощью УПД можно оформить:

поставку товаров, услуг или работ;
передачу имущественных прав.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.

2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию.

Электронный УПД: универсальный формат для трех типов документов

Возможность составить УПД в электронном виде появилась благодаря формату, утвержденному Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Формат электронного документа применяется шире, чем бумажный УПД. Пользователь сам выбирает, какие реквизиты заполнить и какую функцию выбрать для файла электронного документа, которая и определит тип полученного документа:

СЧФ — счет-фактура;
СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, ведь для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП (УПД) или ДОП (первичный документ) подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания.

Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.
XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 155
XML-структура документа в формате по приказу ФНС № 820
Электронные документы экономят ваше время и ресурсы
Перехожу на ЭДО

Как заполнять электронный файл документа, зависит от его функции

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
названия и адреса отправителя и получателя груза;
номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
стоимость поставки или имущественных прав без налога;
акциз, где это необходимо;
налоговая ставка;
налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
стоимость поставки с учетом налога;
страна происхождения товара;
номер таможенной декларации;
код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

название документа;
число, месяц, год его создания;
экономический субъект, который сформировал документ;
суть сделки;
сумма или объем поставки;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.
Наши эксперты 24/7 помогают разбираться в вопросах ЭДО
Подключиться к Диадоку

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
Сведения об участниках сделки содержат поля:

код ОКПО;
структурное подразделение;
информация для участника документооборота;
для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
адрес;
контактные сведения (номер телефона, e-mail);
банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
1 — сотрудник продавца; 2 — сотрудник организации, составившей файл продавца; 3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Универсальный передаточный документ (УПД) на услуги

Не все знают, можно или нет выставить контрагенту УПД на услуги. А может ли выставить УПД упрощенец? Каков порядок заполнения этого документа, если не происходит отгрузки товара? Разбираемся в особенностях заполнения УПД по услугам.

Также см:

Что означает статус в УПД
УПД в 2020 году: бланк и образец заполнения

УПД изначально не был самостоятельным документом. Он введен в действие с 2013 года для сокращения документооборота.

Универсальный передаточный документ объединил в себе функции первички и счета-фактуры.

Вот, при каких операциях можно применять УПД (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96):

Как видно из схемы, ответ на вопрос, можно ли выставлять УПД на услуги, – положительный.

Кто может быть сторонами сделки при оказании услуг

Итак, при оказании/получении услуг не запрещено использовать УПД. Кем могут быть при этом стороны сделки?

Оказываем услуги: каков порядок применения УПД

Хозсубъекты, оказывающие услуги, выставляют своим контрагентам акты об оказанных услугах, а также счета-фактуры – при условии, что хозсубъект – плательщик НДС.

УПД позволяет сократить список выставляемых документов. Вместо акта и счета-фактуры выписывают этот единый универсальный передаточный документ на услуги.

Вот, какие функции он выполняет:

Применение УПД не является обязательным. Можно продолжать пользоваться актами и счетами-фактурами. Более того, для разных контрагентов допустимо предусмотреть разный комплект документов. Какие именно документы получает заказчик, указывают в договоре.

Может ли спецрежимник выставить УПД на услуги

Спецрежимники не платят НДС, поэтому не выставляют счета-фактуры. Если неплательщик НДС все-таки предоставит своему контрагенту счет-фактуру с выделенным НДС, ему придется уплатить НДС в бюджет и отчитаться перед государством декларацией.

Можно ли спецрежимнику использовать УПД и не попасть при этом на уплату НДС? Да, можно.

УПД обладает функциями не только сочетания первички (акта) и счета-фактуры, но и просто первички (акта). Для разграничения этих функций в бланке УПД предусмотрено поле «Статус».

Неплательщик НДС должен с особым вниманием отнестись к заполнению этого поля, а также граф, касающихся НДС. Образец заполнения УПД на услуги рассмотрим ниже. А сейчас поясним, как заполнить поле «Статус»:

По какой форме заполнять УПД

Бланк УПД предложен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 и создан на основе формы счета-фактуры.

Бланк УПД применяют как для подтверждения факта оказания услуг, так и для подтверждения отгрузки товаров. Более того, в одном УПД можно отразить как отгрузку товаров, так и оказание услуг.

Унифицированные формы документов отменены, поэтому необязательно строго придерживаться приведенной формы. Можно вносить свои коррективы, но с сохранением тех реквизитов, которые считаются обязательными.

К обязательным реквизитам отнесён реквизит «Статус».

Отметим особенности заполнения некоторых граф УПД при услугах:

код товара/работ/услуг в УПД (графа Б)– необязательный реквизит. Также здесь артикул – для товаров, а код вида деятельности – для работ/услуг;
код вида товара (графа 1а) – для экспортеров в страны ЕАЭС (по услугам не заполняют);
единица измерения (графы 2, 2а) – для услуг не заполняют;
страна происхождения товара (графы 10, 10а) – для услуг не заполняют.

Образцы заполнения УПД на услуги для разных режимов налогообложения

ПРИМЕР 1

Пусть ООО «Принцип» оказывает юридические консультационные услуги. Рассмотрим, как будет заполнен УПД, если ООО – плательщик НДС:

ПРИМЕР 2

Тот же пример, только ООО «Принцип» применяет упрощенную систему налогообложения. То есть не выделяет НДС в своих услугах:

Как видим, отличие только в указании статуса и НДС.

Подводим итоги

УПД можно применять при оказании услуг.
В один документ разрешено включать и оказание услуг, и отгрузку товаров.
Некоторые графы, в которые вписывают информацию о товарах, при УПД на услуги прочеркивают.

Выставлять УПД на услуги могут как плательщики НДС, так и спецрежимники. Главное – верно заполнить поле «Статус».

Образец УПД 2021 года

Форма универсального передаточного документа менялась уже несколько раз. Последний — 1 июля 2021 года. После последних изменений в документе появилась графа строка 5а «Документ об отгрузке N п/п», графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, поменялись названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2021 формы УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

Упд с 1 июля 2021 года: изменение

С 1 июля 2021 года счет-фактура дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п». В этой строке надо указать сведения о документе об отгрузке товаров. Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо универсальный передаточный документ, но соответствующие изменения в форму УПД не внесены.

Дело в том, что форма УПД является рекомендуемой. В связи с этим ФНС России разъяснила, что если плательщик НДС использует УПД со статусом «1«, то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@).

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Электронный УПД

Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он имеет три функциональных значения:

cчeт-фактура,
cчeт-фактура c расширенным набором реквизитов,
первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.

МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно!

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2021 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Публикации

В этой статье рассказывается об использовании сервиса 1С-ЭДО, обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными документами, в том числе электронными счетами-фактурами, прямо из программ на платформе «1С:Предприятие».

Содержание

1. Приложения

Работа с 1С-ЭДО возможна в следующих приложениях сервиса 1cfresh.com:

1С:Бухгалтерия предприятия;
1С:Управление нашей фирмой;
1С:Комплексная автоматизация;
1С:ERP Управление предприятием;
1С:Бухгалтерия государственного учреждения.

2. Преимущества

Использование 1С-ЭДО обеспечивает следующие преимущества:

ускорение обмена документами со своими контрагентами: сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки — проще и быстрее, чем бумажный документ;
значительное cокращение затрат на ведение документооборота;
устраняется «ручной» ввод данных в программы «1С:Предприятия»: из полученных электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, исчезают ошибки ручного ввода данных;
функции подготовки и подписания документов могут быть разделены между пользователями;
автоматическое заполнение журналов и реестров входящих и исходящих электронных документов;
архив отправленных и полученных электронных документов является частью программы «1С:Предприятия»;
возможен обмен электронными документами с контрагентами, которые используют другие учетные программы (не 1С);
электронные документы можно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».

3. Стоимость

Подключение к 1С-ЭДО осуществляется бесплатно. Плата за использование 1С-ЭДО:
Все входящие электронные сообщения 1С-ЭДО бесплатны.
Подробнее о стоимости использования «1С-ЭДО» написано по ссылке.

4. Как подключиться

Чтобы подключиться к 1С-ЭДО, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

Установить на свой компьютер средства криптографии (криптопровайдер Крипто ПРО или VipNET).
Приобрести квалифицированную электронную подпись.
Настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.

4.1. Установка криптопровайдера

Для использования 1С-ЭДО необходимо установить на компьютер пользователя криптопровайдер — программу, осуществляющую реализацию криптографических алгоритмов для выполнения электронной подписи.

В настоящее время для 1С-ЭДО поддерживаются криптопровайдеры:

VipNet CSP (разработчик ОАО «ИнфоТеКС»);
CryptoPro CSP (разработчик ООО «КРИПТО-ПРО»).

Принимая решение, какую из этих программ выбрать, необходимо учесть следующее:

если вы уже используете одну из программ VipNet CSP или CryptoPro CSP на своем компьютере для работы с другими электронными сервисами, рекомендуется использовать эту же программу и для работы с 1С-ЭДО;
на компьютере может быть установлен только одна программа-криптопровайдер, иначе возможны конфликты этих программ между собой;
программа ViPNet CSP распространяется бесплатно, а CryptoPro CSP — на платной основе.

Руководства по установке и использованию криптопровайдеров VipNet CSP и CryptoPro CSP приведены на интернет-сайтах их разработчиков:

сайт ОАО «ИнфоТеКС» (ViPNet CSP);
сайт ООО «КРИПТО-ПРО» (КриптоПро CSP).

4.2. Приобретение электронной подписи

Если у пользователя уже имеется локальная квалифицированная электронная подпись, например, используемая для 1С-Отчетности, рекомендуется применять для 1С-ЭДО эту же электронную подпись.

При отсутствии локальной квалифицированной электронной подписи можно:

получить ее с помощью конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0»:
1. скачать бесплатную электронную поставку конфигурации «1С:Клиент ЭДО 8 ред. 2.0» (ее можно заказать на Портале ИТС или скачать с сайта «1С:Обновление программ», ссылка);
2. подать из нее заявку на получение квалифицированного сертификата электронной подписи через сервис «1С:Подпись» (см. по ссылке).
использовать электронную подпись, полученную с помощью портала 1c-etp.ru (тариф «ОФД» этого портала пригоден для 1С-ЭДО);
использовать квалифицированную электронную подпись, полученную с помощью любого другого аккредитованного Минкомсвязи удостоверяющего центра. Список удостоверяющих центров приведен по ссылке.

В настоящее время для электронного документооборота с контрагентами, в том числе с помощью 1С-ЭДО, необходимо использовать электронную подпись, которая хранится на вашем компьютере (то есть, локально). Нельзя использовать электронную подпись, хранимую в сервисе («в облаке»).

С помощью электронной подписи, хранимой в сервисе, могут выполняться сдача отчетности и взаимодействие с контролирующими органами (см. статью по ссылке).

4.3. Настройка в приложении сервиса

После приобретения квалифицированной электронной подписи и установки криптопровайдера следует настроить 1С-ЭДО в приложении сервиса.
Инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Бухгалтерии предприятия приведена:
1С-ЭДО в других приложениях настраивается аналогично.

5. Использование

После настройки 1С-ЭДО можно использовать обмен электронными документами с контрагентами.

5.1. Проверка подключения контрагента

В программах 1С в справочнике Контрагенты можно проверить, подключен ли ваш контрагент к 1С-ЭДО — если подключен, то это показано в колонке ЭДО справочника Контрагенты.

Часть контрагентов могут быть подключено к сервисам операторов ЭДО, не являющихся участниками системы 1С-ЭДО. В этом случае необходимо организовывать обмен через «роуминг», как это описано в статье Настройка роуминга для пользователей 1С-ЭДО.

5.2. Приглашение к обмену документами

Если контрагент подключен к 1С-ЭДО, то для того, чтобы обмениваться с ним электронными документами, необходимо отправить ему приглашение к обмену и дождаться принятия приглашения, как это показано в видеоролике 1С-ЭДО: Приглашение контрагента БП 3.0.

5.3. Обмен документами

Ниже приведены ссылки на статьи по обмену электронными документами с помощью 1С-ЭДО в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.
Обмен электронными первичными документами:
Обмен счетами-фактурами:
Обмен электронным универсальным передаточным документом (УПД):
Обмен электронным универсальным корректировочным документом (УКД):
Обмен электронными документами у посредников:
Обмен произвольными электронными документами:

6. Рекомендации

При использовании 1С-ЭДО необходимо, чтобы в карточке своей организации и в карточках контрагентов, с которыми предполагается вести обмен электронными документами, были корректно заполнены следующие поля:

Название;
ИНН/КПП;
Адрес (обязательно по классификатору, а не «одной строкой»);
Телефон (не более 20 символов);
Код налогового органа (для организации).

См. также:

Когда оформлять УПД, а когда счёт-фактуру

Компании на ОСНО для налогового учета НДС применяют счет-фактуру (СЧФ).

Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ.

Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.

В каком порядке заполняется форма универсального передаточного документа?

Упд и счф

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

о предмете сделки;
о стране его происхождения;
о сумме;
о количественных характеристиках хозяйственной операции;
о ставке налога;
об акцизе;
о соответствующей группе товаров;
позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Кто и в каких случаях выставляет счета-фактуры?

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром.

Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. М-11 и пр.), т.е.

информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

Как отразить УПД в книге покупок, книге продаж, журнале учета счетов-фактур?

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

Упд или счф?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Вопрос: Возможно ли при возврате товара выставить корректировочный счет-фактуру, если при его продаже выставлялся УПД, и наоборот — выставлять УКД вместо счета-фактуры и накладной?
Посмотреть ответ

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании Упд и счф. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е.

все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1».

Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.