Как вести документооборот по посредническому договору

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы.

Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Возможности программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» в части управления договорной деятельностью компании

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Рис.1 Виды документов

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

Рис.2 Структура папок хранения документов

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Рис.3 Права доступа к папкам

Для настройки видов и шаблонов договоров в первую очередь необходимо указать, что документ является договорным, установив признак «Является договором».

Рис.4 Установка признака документа

При установке признака «Является договором» автоматически будут выполнены следующие настройки:

• Использовать подписание должностным лицом – делает доступным для документа состояния «Подписан/Отклонен» и процесс «Подписание», а также появятся реквизиты подписания (кто подписывал, результат подписания, дата);
• Вести учет по организациям – позволяет выбрать нашу организацию (в карточке документа организацию нужно выбирать в табличной части «Стороны»);
• Вести учет сторон – позволяет выбрать контрагента, с которым заключается договор, при этом можно проводить многосторонние сделки – выбирать несколько контрагентов;
• Вариант подписания устанавливается в состояние «Мы и контрагенты»;
• Учитывать срок действия – добавляет реквизиты «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления» на карточку договора;
• Учитывать сумму документа – включает в карточке поля «Сумма», «Валюта» и в т.ч. «НДС»;
• Учитывать недействующие документы – позволяет фиксировать расторжение договора. В карточке документа появляется флаг «Расторгнут» и ссылка на документ, который делает его не действующим.

Для договора будет полезным включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».

Далее необходимо принять решение, нужно ли делать разграничение прав на уровне документов.

Такая настройка значительно загружает сервер «1С:Документооборот», поскольку права на каждый документ будут рассчитываться динамически в реальном времени.

Если такой подход все же необходим, то нужно установить флаги «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

Рис.5 Установка флагов для разграничения прав

На вкладке «Нумерация» настраиваются нумераторы для каждого вида документа.

Рис.6 Настройка нумераторов

Присвоение номера производится в процессе регистрации – в результате выполнения задачи «Регистрация» или вручную при нажатии кнопки «Зарегистрировать». Для более подробной настройки нумераторов документов нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация», пункт меню «Нумераторы».

Рис.7 Присвоение номера документаРис.8 Вкладка Нумераторы

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Рис.9 Настройка нумератора

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Рис.10 Указание вида документа

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Рис.

11 Периодичность нумератора

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Рис.

12 Настройка шаблона нумератора

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Рис.

13 Назначение шаблонов для документов

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

Рис.

14 Определение ограничений для документов

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Рис.

15 Настройка реквизитов документов

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Рис.

16 Название документаРис.17 Формирование наименования документа

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов файлов печатной формы договора.

Рис.

18 Добавление шаблонов документа

В «1С:Документооборот» есть интересный механизм автозаполнения шаблонов файлов, который позволяет автоматизировать подготовку типовых договорных документов, полностью исключив человеческий фактор на данном этапе, что приводит к значительному сокращению сроков подготовки и согласования договоров и приложений к ним, обеспечивает контролируемость и безопасность в управлении договорной работой, поскольку в данном случае можно быть точно уверенным, что документ будет подготовлен в строгом соответствии с требованиями и полностью соответствовать всем политикам и регламентам компании.

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Рис.

19 Список согласующихРис.20 Рабочая группа документа

Еще одной немаловажной настройкой документов является «Настройка доступности по состоянию». Здесь устанавливается доступность для редактирования различных реквизитов документа, в том числе возможность добавлять, удалять или редактировать файлы вложений в зависимости от состояния (статуса) документа – «Проект», «На согласовании», «Согласован», «Подписан», «Зарегистрирован» – для различных групп пользователей.

Рис.

21 Настройка доступности по состоянию

Для настройки доступности по состоянию администратору системы необходимо войти в раздел «Настройка и администрирование», пункт меню «Настройка доступности по состоянию».

Рис.

22 Настройка доступности по состояниюРис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Рис.

24 Установка доступности полей

Далее – для кого установлены данные настройки…

Рис.

25 Выбор пользователей для настройки доступности

…и на какие виды документов они распространяются.

Рис.

26 Определение видов документов для доступа

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

Рис.

27 Готовый шаблон договорного документа

При создании нового договора открывается вкладка «Реквизиты».

Рис.

28 Реквизиты договора

Обратите внимание, что наименование договора, которое формируется по установленному нами шаблону, сформировалось не до конца. Не волнуйтесь, это не ошибка, ведь у нас в договоре еще нет контрагента. Добавим контрагента в табличную часть «Стороны» и сохраним договор.

Рис.

29 Добавление контрагентаРис.30 Вкладка договора с реквизитами

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

При открытии уже созданного документа первой открывается вкладка «Обзор», на которой расположена общая сводка по документу, окно с файлами вложений и дополнительными статусами – наличие активных процессов, обсуждений во внутреннем форуме и состояние контроля документа.

Рис.

31 Общая сводка по документу

Теперь «1С:Документооборот» готов к созданию и хранению договорных документов.

Но как же быть с их обработкой?

Бесплатная консультация

эксперта

Руководитель отдела сопровождения 1С

Работа с договорами

Система имеет мощнейший функционал бизнес-процессов, с помощью которых можно обрабатывать документы процедурами любой сложности.

Рис.

32 Функционал бизнес-процессов для обработки документов

Договор можно обработать как простыми дискретными процессами – «Согласование», «Подписание», «Регистрация», «Рассмотрение», «Исполнение или ознакомление», – так и сложным комплексным процессом с различными условиями маршрутизации, эскалации, с проверками условий выполнения, который состоит из любого множества простых процессов и их комбинаций.

Для этого необходимо подготовить шаблон комплексного бизнес-процесса из раздела «Управление бизнес-процессами», пункт меню «Шаблоны процессов».

Рис.

33 Управление бизнес-процессамиРис.34 Шаблоны процессов

Разработка шаблонов бизнес-процессов – весьма сложная и ответственная процедура, требующая знаний и подготовки. Без детального анализа и моделирования очень сложно получить желаемый результат без ошибок.

Этапы составления бизнес-процессов:

• Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса;
• Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения;
• Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций;
• Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса нежелательно назначать исполнителем задач конкретных сотрудников, лучше использовать автоподстановки или ролевую адресацию;
• Размещение документов (договоров, приказов, служебных записок), учет промежуточных документов;
• Уточнение используемых программ, систем и баз данных;
• Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия;
• Определение показателей эффективности;
• Связывание схемы с прочими процессами;
• Проверка структуры полученной модели;
• Корректировка по результатам моделирования.

Этапы подготовки шаблона бизнес-процесса обработки договора

Рис.35 Информация о шаблонеРис.36 Настройка процессаРис.37 Схема процессаРис.38 Предметы процесса

Одним из первых шагов обработки договора может стать согласование контрагента для заключения данного договора.

Этот этап может быть частью комплексного процесса обработки договора после подготовки проекта документа, либо вынесен в отдельный предварительный процесс.

Участниками, как правило, являются специалисты службы безопасности, комплаенса, юридических и экономических служб.

Рис.

39 Согласование контрагента

Система электронного документооборота «1С:Документооборот» предоставляет пользователям широкие возможности и профессиональные инструменты для управления договорной деятельностью компании любого масштаба и направления деятельности.

Если перед вами стоят такие задачи, как ведение договоров в 1С Документооборот и учет договоров в 1С Документообороте 8, привлекайте профессионалов для внедрения системы, и достижение данных целей вам гарантировано!

Особенности агентского договора в бухгалтерском учете

Агентские договоры бухгалтерский учет в части доходов и расходов обязывает отражать с определенными особенностями, обусловленными самой сущностью этого вида договоров. Рассмотрим их в нашей статье.

Сущность агентского (посреднического) договора сводится к наличию между 2 сторонами сделки (продавцом и покупателем) третьего лица (посредника), в роли которого могут выступать:

• комиссионер;
• агент;
• поверенный.

Образец договора см. в материале «Агентский договор — образец заполнения для юридических лиц».

Деятельность посредника заключается в осуществлении от своего имени или от имени поручителя (комитента, принципала, доверителя) юридически значимых действий, приводящих к возникновению последствий этих действий у поручителя.

Несмотря на то что в ГК РФ (гл. 52) агентский договор выделяется в самостоятельный вид, он, по сути, объединяет два  вида договоров:

• поручения (гл. 49), когда агент выступает от имени поручителя и права/обязанности по сделке возникают непосредственно у поручителя;
• комиссии (гл. 51), когда агент действует от своего имени и он же приобретает права/обязанности по сделке. 

Значение для бухучета имеют следующие особенности агентских договоров:

• доходы и расходы по посредническим сделкам возникают у поручителя;
• доходом посредника становится агентское вознаграждение, выплачиваемое ему поручителем;
• полученные посредником в связи с возложенным на него поручением деньги и имущество поручителя являются только средствами для исполнения поручения и в доходах/расходах посредника не отражаются;
• затраты посредника, связанные с исполнением агентского договора и возмещаемые ему поручителем, не составляют доходов/расходов посредника;
• объемы выполненных посредником функций и понесенных им возмещаемых затрат, подтвержденных документами, отражаются в отчете посредника, который является первичным учетным документом для поручителя и считается принятым, если он не имеет возражений по нему.

Проверить агентский договор на риски вам помогут Готовые решения от КонсультантПлюс:

Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение для принципала.

А по этой ссылке вы попадете в Готовое решение для агента, если у вас есть доступ к К+. Если его нет, пробный доступ можно получить бесплатно.

Существуют две основные схемы действий, проходящих через посредника:

При заключении агентских договоров бухгалтерский учет следует организовывать с помощью проводок через счет 76 с детализацией видов расчетов по аналитике. Доходы посредника в зависимости от учетной политики могут формироваться как на счете 90, так и 91.

См. также «Как правильно сделать проводки по агентскому договору».

Учет продаж через агента

Действуя от имени поручителя, агент, по существу, оказывает ему услугу по поиску покупателя. Документы для покупателя оформляются фактическим продавцом, и у него же формируются доходы/затраты по сделке:

• показывается реализация: Дт 62 Кт 90;
• начисляется НДС по агентскому договору с реализации: Дт 90 Кт 68;
• принимаются в затраты услуги агента и возмещаемые ему расходы: Дт 20 (26, 44) Кт 76;
• выделяется и принимается к вычету НДС с услуг агента и возмещаемых ему расходов:
• Дт 19 Кт 76;
• Дт 68 Кт 19;
• осуществляются расчеты с агентом: Дт 76 Кт 51;

О порядке расчетов с агентом читайте в статье «Порядок выплаты вознаграждения по агентскому договору».

• общая сумма затрат, включающая также собственные расходы поручителя, уменьшает доход от реализации: Дт 90 Кт 20 (23, 25, 26, 41, 43, 44).

У агента в этом случае в учете:

• отразится доход по оказанным услугам: Дт 76 Кт 90;
• выделится НДС: Дт 90 Кт 68;
• будут учтены возмещаемые затраты по оказанию услуг: Дт 76 Кт 60;
• поступят деньги от поручителя за услугу и в возмещение затрат: Дт 51 Кт 76.

О том, когда услуги агента не нужно облагать НДС, читайте в статье «Какие услуги посредника не облагаются НДС».

Когда агент действует от своего имени, документы для покупателя оформляет он сам и все расчеты проходят через него. Однако полученный для продажи товар остается собственностью поручителя.

Поступающие от покупателя денежные средства также являются средствами поручителя.

Вознаграждение, предназначенное ему, агент, как правило, удерживает из полученной от покупателя суммы, прежде чем перечислить ее поручителю.

Для таких агентских договоров бухгалтерский учет организуется по следующим правилам:

• поступление товара, предназначенного для продажи, у агента отразится за балансом проводкой: Дт 004;
• отгрузка будет показана им по полной продажной стоимости в корреспонденции счета расчетов с покупателем со счетом учета расчетов с поручителем: Дт 62 Кт 76;
• одновременно товар спишется с забалансового счета: Кт 004;
• деньги, поступившие от покупателя, учитывают в обычном порядке (в т. ч. по авансам): Дт 51 Кт 62.

• Причем обязанность начислить НДС с поступивших от покупателя авансов ложится на поручителя.
• Как правильно перевыставить счета-фактуры по агентскому договору читайте здесь.
• Через проводки по счету 76 формируется доход посредника и сумма, предназначенная к перечислению поручителю:

• учитывается вознаграждение посредника: Дт 76 Кт 90;
• начисляется НДС на вознаграждение: Дт 90 Кт 68;
• отражаются возмещаемые поручителем затраты посредника: Дт 76 Кт 60;
• итоговая сумма долга перед поручителем перечисляется ему: Дт 76 Кт 51.

У поручителя проводки по продаже и учету затрат будут такими же, как при реализации от его имени, с той только разницей, что величина отгрузки будет соответствовать указанной в документах, составленных на имя покупателя посредником, исчезнет проводка по оплате посреднику и появятся дополнительные проводки по учету отгрузки и оплаты от покупателя:

• передан товар для реализации посреднику: Дт 45 Кт 41 (43);
• в момент продажи переданного товара: Дт 90 Кт 45;
• поступление денег поручителю от посредника (за вычетом его вознаграждения и возмещаемых расходов): Дт 51 Кт 62;
• учет в причитающихся к поступлению от покупателя средствах сумм вознаграждения и возмещаемых расходов, удержанных посредником: Дт 76 Кт 62.

О правилах оформления счетов-фактур при продажах с привлечением посредника читайте в материале «Как оформлять счета-фактуры при продаже товаров через посредника?».

Учет закупок через агента

Если агент действует от имени покупателя, он фактически оказывает ему услугу по поиску поставщика. Документы продавец оформит сразу на поручителя, а услуги посредника покупатель возьмет в затраты:

• получен товар (работы, услуги): Дт 10 (20, 23, 25, 26, 41, 44) Кт 60;
• выделен и принят к вычету НДС по покупке:
• Дт 19 Кт 60;
• Дт 68 Кт 19;
• приняты в затраты услуги агента и возмещаемые ему расходы: Дт 10 (15, 20, 23, 25, 26, 41, 44) Кт 76;
• выделен и принят к вычету НДС с услуг агента и возмещаемых ему расходов:
• Дт 19 Кт 76;
• Дт 68 Кт 19;
• осуществлены расчеты с агентом: Дт 76 Кт 51.

У агента в такой ситуации проводки по отражению дохода будут такими же, как при его привлечении к продажам от имени поручителя.

Агент, действующий при закупках от своего имени, получит документы на приобретение, оформленные на себя. Однако его собственностью ни приобретенный товар, ни средства, которые он получит от поручителя для оплаты покупки, не будут.

1. Купленный агентом для поручителя товар отразится за балансом: Дт 002.
2. В балансе покупка будет показана им по полной стоимости приобретения в корреспонденции счета расчетов с поставщиком со счетом учета расчетов с поручителем: Дт 76 Кт 60.
3. Деньги, поступившие от поручителя и перечисленные поставщику, будут учтены в проводках:

• Дт 51 Кт 76;
• Дт 60 Кт 51.

При передаче товара поручителю он спишется с забалансового счета: Кт 002.

Вознаграждение посредника и суммы, подлежащие возмещению ему поручителем, сформируются следующим образом:

• учитывается вознаграждение посредника: Дт 76 Кт 90;
• начисляется НДС на вознаграждение: Дт 90 Кт 68;
• отражаются возмещаемые поручителем затраты посредника: Дт 76 Кт 60;
• поступают средства от поручителя в оплату вознаграждения и возмещаемых расходов (если они изначально не были получены в объеме большем, чем нужно было оплатить поставщику): Дт 51 Кт 76.

У поручителя проводки по покупке и учету затрат будут такими же, как при приобретении от его имени, с той только разницей, что величина покупки будет соответствовать указанной в документах, составленных на имя посредника продавцом, и расчеты за приобретение пройдут не напрямую с поставщиком, а через посредника:

• получен товар (работы, услуги): Дт 10 (20, 23, 25, 26, 41, 44) Кт 76;
• выделен и принят к вычету НДС по покупке:
• Дт 19 Кт 76;
• Дт 68 Кт 19.

Агентский договор с иностранной компанией ­– особенности уплаты НДС

Оформление посредничества: сравниваем договор комиссии, договор поручения и агентский договор

Гражданский кодекс предлагает три варианта оформления посреднических сделок: договор поручения (ст. 971 ГК РФ), договор комиссии (ст. 990 ГК РФ) и агентский договор (ст. 1005 ГК РФ).

Поэтому первое, на чем нужно остановиться, говоря о посредничестве, — это выбор соответствующего договора.

Давайте разберемся, в каких случаях следует заключить договор поручения, в каких — договор комиссии, а в каких — агентский договор.

На самом деле выбрать договор довольно просто. Все зависит от сути посредничества. Так, если предполагается делегировать посреднику заключение сделок, в которых он будет выступать от собственного имени (т.е. он будет стороной договора без указания на посредничество), то следует оформить договор комиссии.

Если же требуется заключать сделки непосредственно от лица доверителя (т.е. именно он, а не посредник будет стороной договора), то составляется договор поручения. При этом посреднику выдается соответствующая доверенность на заключение сделок.

Также договор поручения оформляется, если посредник будет совершать от имени доверителя какие-либо иные юридические действия — представлять его интересы в госорганах, подписывать документы, делать коммерческие предложения, выставлять оферты и т.п.

 Другими словами, если полномочия комиссионера ограничиваются заключением сделок, то поверенный может совершать любые юридические действия. Но при этом комиссионер всегда действует от своего имени, а поверенный — от имени доверителя.

Бесплатно составить и распечатать договор поручения по готовому шаблону

Что касается агентского договора, то сфера его применения самая широкая. В полномочия агента может входить совершение как юридических, так и фактических действий.

Агенту можно передать не только право заключать сделки и оформлять отгрузочные документы (юридические действия), но и осуществлять поиск контрагентов, а также отгрузку или прием товаров по заключенным договорам (фактические действия).

При этом в зависимости от формулировок агентского договора, агент может действовать как от своего имени, так и от имени доверителя-принципала. То есть, в данном случае законодатель дал сторонам возможность гибкой настройки договора под себя.

В чем различия договора комиссии и поручения, а также агентского договора

Нетрудно заметить, что вышеозначенные отличия посреднических договоров носят несколько формальный характер.

Так, задание на заключение сделок от имени доверителя можно оформить договором поручения или агентским договором, а задание на заключение сделок от лица посредника — договором комиссии или агентским договором.

Поэтому при окончательном выборе вида договора в каждом конкретном случае нужно учитывать дополнительные моменты.

Например, три рассматриваемых договора значительно отличаются по порядку прекращения взаимных обязательств сторон. По договору поручения каждая из сторон может отказаться от него в любое время и без объяснения причин (п. 1 ст. 977 ГК РФ).

Агентский договор также может быть прекращен отказом любой стороны от исполнения договора, но только в случае, если в самом договоре не указан срок окончания его действия (ст. 1010 ГК РФ). А вот по договору комиссии такое право принадлежит лишь комитенту.

Посредник (комиссионер) может отказаться от договора только в случаях, предусмотренных законом или договором (ст. 1002 ГК РФ).

Также есть некоторые отличия в части отчетности посредника. Статья 999 ГК РФ гласит, что комиссионер представляет отчет после исполнения поручения. Для агентского договора правила уже более размыты.

В статье 1008 ГК РФ сказано, что агент представляет отчеты в порядке и сроки, предусмотренные договором. А если договор не содержит такого условия, то по мере исполнения или по окончании действия договора (ст.

 1008 ГК РФ).

Глава 49 Гражданского кодекса о договоре поручения вообще не содержит отдельной статьи, посвященной отчетам поверенного. Закреплено лишь то, что сведения о ходе исполнения поручения сообщаются доверителю по его требованию (ст. 974 ГК РФ). 

И наконец, при решении вопроса о том, какой именно договор заключить, следует учесть степень проработки регулирования соответствующих отношений в законодательстве и судебной практике. Лидером здесь является договор комиссии.

Для него в ГК РФ даны достаточно четкие рекомендации, которые, к тому же, дополнительно уточнил Президиум ВАС РФ в Информационном письме от 17.11.04 № 85 (далее — Информационного письмо № 85). Чуть менее детально законодатель проработал нормы о договоре поручения, который на практике широкого распространения не получил.

Как правило, он используется для оформления отношений по представительству (в госорганах, судах и т.п.).

А вот агентский договор оставляет сторонам достаточно широкое поле для договорного регламентирования, так как большинство правил для этого договора сформулированы в ГК РФ лишь рамочно. Но при этом законодатель установил, что к агентским отношениям применяются правила о договоре поручения или договора комиссии — на выбор влияет то, от чьего имени действует посредник (ст. 1011 ГК РФ).

Бесплатно составить и распечатать агентский договор по готовому шаблону

Таким образом, на сегодняшний день договор комиссии является ведущим среди посреднических договоров. Поэтому на нем мы остановимся подробнее. Заметим, что в силу положений статьи 1011 ГК РФ практически все нижесказанное будет актуально и для агентского договора. В связи с этим далее мы лишь кратко отметим особенности этого договора.

Что должно быть в договоре комиссии

Единственным обязательным условием договора комиссии является его предмет, то есть те сделки, которые должен совершить комиссионер в интересах комитента (п. 1 ст. 990 ГК РФ). При этом степень конкретизации данных сделок законодательно не урегулирована.

Поэтому при необходимости описание конкретных сделок можно вынести за рамки договора в отдельный документ, который называется «задание комитента». Но такую возможность надо обязательно оговорить в тексте договора, попутно зафиксировав и порядок передачи заданий.

Бесплатно скачать и распечатать договор комиссии

Другие условия (о вознаграждении комиссионера, порядке и сроках передачи полученного по сделке, порядке и сроках представления отчетов и т.п.) не являются обязательными. Если они не прописаны в договоре, то применяются правила, установленные непосредственно в ГК РФ.

Так, если в договоре не предусмотрено иное, то все полученное по сделкам, которые заключены по поручению комитента, передается ему сразу после исполнения поручения одновременно с представлением отчета (ст. 999 ГК РФ).

Если же в договоре не прописать условие о вознаграждении, то его размер будет определяться исходя из стоимости аналогичных посреднических услуг, а выплатить его надо будет после выполнения поручения (п. 1 ст. 991, п. 3 ст. 424 ГК РФ).

Понятно, что во избежание споров, лучше все же внести в договор пункт о вознаграждении комиссионера.

Аналогичным образом сформулированы и положения ГК РФ об агентском договоре. Этот договор будет действительным, если стороны согласовали те юридические и (или) фактические действия, которые должен совершить агент (п. 1 ст. 1005 ГК РФ).

Ответственность сторон по договору комиссии

Согласно положениям статьи 990 ГК РФ, по договору комиссии одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. Тот факт, что комиссионер заключает договоры от своего имени, означает, что он становится полноправной стороной такого договора со всеми вытекающими из этого последствиями.

В частности, именно к нему контрагент по сделке будет предъявлять требования, связанные с ее неисполнением, даже если исполнение по сделке является обязанностью комитента (п. 2 Информационного письма № 85). На практике это означает следующее.

Предположим, комиссионер по поручению комитента заключил договор поставки, в котором выступил в качестве поставщика. При этом фактическое действие — отгрузку товара — он в рамках договора комиссии выполнять не должен; эта обязанность сохраняется за комитентом.

Но если последний не отгрузит товар, отвечать за это, в том числе в суде, придется комиссионеру. (В дальнейшем он сможет переложить все понесенные расходы на комитента).

Также именно к комиссионеру покупатели будут предъявлять претензии, связанные с качеством товаров.

При этом выплаты, произведенные комиссионером третьим лицам вследствие обнаружения недостатков в проданном товаре, будут отнесены на счет комитента.

Это правило действует и в том случае, если к моменту обнаружения недостатков договор комиссии уже полностью исполнен или расторгнут (п. 12 Информационного письма № 85).

При этом нужно учитывать, что наличие положения об ответственности комиссионера перед контрагентами по сделкам не означает, что они также отвечают перед ним.

Другими словами, если нарушение допущено противоположной стороной сделки, которую заключил комиссионер по поручению комитента, то все суммы санкций, которые в связи с этим поступают комиссионеру, нужно передать комитенту (п. 11 Информационного письма № 85).

В то же время, по общему правилу, комиссионер, заключивший сделку по поручению комитента, не несет перед последним ответственность за ее исполнение. Поэтому если, например, покупатель по договору купли-продажи, заключенному комиссионером, не оплачивает полученный товар, то комиссионер все равно имеет право на вознаграждение.

Ведь, основная обязанность комиссионера — заключить договор (в данном случае, договор купли-продажи). И если он эту обязанность выполнил, значит, имеет право на вознаграждение (п. 3 Информационного письма № 85). Исключение составляет ситуация, когда комиссионер при выборе контрагента не проявил необходимой осмотрительности.

Но при этом доказать данный факт обязан комитент, не желающий выплачивать вознаграждение (п. 17 Информационного письма № 85).

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки

Заметим, что по агентскому договору агенту можно поручить не только заключить сделку, но и принять исполнение по ней. Однако и в таком случае агент имеет право на вознаграждение вне зависимости от того, оплатил контрагент товар или нет.

Как указал Президиум ВАС РФ в упомянутом пункте 3 Информационного письма № 85, «постановка уплаты вознаграждения в зависимость от воли третьего лица, а, следовательно, под условие, не отвечает признакам возмездных договоров», каковыми являются и договор комиссии, и агентский договор.

Какие договоры не являются комиссионными

Составляя посреднический договор (комиссии или агентский), нужно помнить о том, что в судебной практике определены ситуации, когда отношения сторон в принципе не могут оформляться такими договорами. Так, предметом договора комиссии не может являться получение задолженности (п. 22 Информационного письма № 85). Такой договор, скорее всего, будет переквалифицирован в договор оказания услуг.

Также договор комиссии не подойдет для оформления отношений между сторонами, если он предусматривает заключение комиссионером сделки, которая на дату подписания договора комиссии уже заключена (п. 6 Информационного письма № 85). Поясним на примере. Организация нашла заказчика (покупателя) и заключила с ним договор на выполнение работ (оказание услуг, поставку товара).

Далее она ищет под этот договор соответствующих исполнителей или поставщиков. Оформляет с ними комиссионные договоры, в рамках которых обязуется заключить (хотя фактически уже заключила) договор на выполнение работ (оказание услуг, поставку товара). Такая схема работы не является посреднической, а значит, заключить в этом случае договор комиссии (агентский договор) нельзя.

Есть и другие ситуации, когда не получится оформить посреднические сделки. Так, если в договоре комиссии содержится условие о том, что комиссионер должен оплатить переданный ему товар независимо от того, реализован он или нет, такой договор может быть переквалифицирован в договор купли-продажи (п. 1 Информационного письма № 85).

В заключение рассмотрим такую ситуацию как авансирование комиссионером комитента в счет будущих поступлений средств от покупателей товара. На практике налоговые органы признают это одним из признаков подмены договора купли-продажи договором комиссии (см., например, письмо ФНС России от 13.

07.17 № ЕД-4-2/13650@). Однако Президиум ВАС РФ считает, что такое авансирование вполне допустимо. Но его нужно рассматривать как коммерческий кредит, предоставленный комиссионером комитенту, и по такому кредиту необходимо начислять проценты на сумму аванса (п. 7 Информационного письма № 85).

Соответственно, именно так и следует оформлять подобные отношения. То есть в договоре комиссии нужно использовать термин «коммерческий кредит» и прописать обязанность комитента выплатить комиссионеру проценты за пользование деньгами. В случае спора это существенно усилит позицию комиссионера.

Работа с договорными документами | 1С:Документооборот 8

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения.

Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project.

Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор.

Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону.

При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Автоматическое продление договора

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!

Полная версия презентации «Работа с договорными документами» (pdf)