Правильное ведение учета в области оплаты труда возлагается на главного бухгалтера предприятия и ответственных исполнителей. Для этого применяется законодательно установленная методика.
Бухгалтер, который занимается этой работой, должен изучить все нюансы начисления средств на оплату отпусков. Для этого формируется специальный резервный фонд. С него по мере погашения списывают соответствующие суммы средств в течение всего отчетного периода.
Как происходит формирование резерва на оплату отпусков, будет рассмотрено далее.
Общее определение
С процедурой создания резерва на оплату отпусков сталкиваются многие бухгалтеры. В нормативных актах этот фонд еще называют оценочным обязательством. Этот процесс регламентирован ПБУ 8/2010.
Согласно этому приказу, резервный фонд признается в ходе проведения бухгалтерского учета в следующих случаях:
- У компании определяются обязательства, которые возникли в прошлых отчетных периодах в процессе осуществления хозяйственной деятельности. В этом случае организация не может избежать их погашения. Даже если у компании есть сомнения на счет таких обязательств, но вероятность их существования существует, оценочные обязательства должны быть признаны.
- Вероятно, что произойдет уменьшение экономической выгоды компании при погашении такой задолженности.
- Сумма резервного фонда может быть обоснованно рассчитана.
Все три условия выполняются в отношении формирования оценочных обязательств по оплате будущих отпусков. Поэтому такой вид резерва создается практически каждой организацией. Однако есть и исключения. Так, учет резерва на оплату отпусков не требуется вести предприятиям, которые применяют упрощенный систему ведения бухгалтерской отчетности. К таким организациям относятся:
- субъекты малого бизнеса;
- организации некоммерческого типа;
- компании, получившие статус участников проекта, в ходе которого осуществляются разработки, исследования в соответствии с действующим законодательством.
Перечисленные субъекты могут не вести учет резерва на оплату отпусков, так как они применяют упрощенную форму формирования бухгалтерской отчетности.
Для других организаций создание оценочных обязательств производится по определенной методике. В процессе расчета применяют суммы не только начисленной зарплаты, но и взносы в пенсионный и страховые фонды.
Также учитывается сумма средств, которая остается на предприятии за неиспользованный отпуск сотрудников.
Частота создания
Рассматривая порядок формирования резерва на оплату отпусков, следует отметить, что законодательством не установлена частота наполнения этого фонда. Решение о проведении подобной работы принимает компания самостоятельно.
Резерв должен быть сформирован на дату предоставления отчета. Поэтому резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете создается с определенной периодичностью, установленной компанией самостоятельно. Этот процесс регламентируется соответствующей внутренней документацией компании. Существуют следующие варианты для установления периодичности проведения этого процесса:
- раз в месяц (на последнее число периода);
- раз в квартал (последнее число 3 месяцев);
- раз в год (31 декабря).
В соответствующей внутренней документации делают запись, какую учетную политику выберет организация для выполнения требований законодательства.
Способы начисления оценочных обязательств
Формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков производится разными способами. Порядок проведения подобных операций не установлен в бухгалтерском учете.
Поэтому каждое предприятие обязано выбрать методику для выполнения требований законодательства. Выбранный алгоритм фиксируется в учетной политике. Методика, закрепленная в соответствующей документации, чаще всего предполагает проведение таких действий:
- расчет производится из среднего заработка рабочего за смену;
- во внимание берется средний показатель дневного заработка определенной группы сотрудников организации;
- при расчете участвуют суммы итогов прошлого отчетного периода.
Формирование резерва на оплату отпусков отражается записью в соответствующей документации организации. При этом определяется, какие сотрудники относятся к той или иной категории. Это важно, так как для каждой группы средства накапливаются особым способом. Могут быть задействованы следующие счета:
- работники основного производства – счет 20;
- расходы общепроизводственного характера – счет 25;
- издержки общехозяйственной группы – счет 26;
- расходы, понесенные в ходе реализации товаров или услуг – счет 44;
- финансирование необоротных активов – счет 08;
- прочее.
Проводки
Бухгалтер должен отразить в соответствующей документации ряд проводок по формированию резерва на оплату отпусков. Для этого руководствуются Инструкцией по использованию Плана счетов. Для отражения накопленной суммы оценочного обязательства применяется счет 96. Он специально создан для формирования резервов будущих затрат.
Чтобы выполнить проводки для резерва на оплату отпусков в соответствии с нормами бухгалтерского учета, задействуют подходящий счет, в соответствии с категорией работника.
Чтобы понимать особенности проведения подобной процедуры, ее следует рассмотреть на примере. Для этого будет проведено перечисление средств на оплату отпуска сотрудникам основного производства. В этом случае задействуется счет 20.
Если нужно выполнить такую процедуру для работников иных областей, применяются счета 25, 26, 44 и т. д.
- Формирование резерва на оплату отпусков отражается записью:
- Дт 20 Кт 96.
- Это позволяет отразить создание резерва на оплату в будущем периоде отпусков. На дату, когда будет начислен средний заработок сотрудников, отчисления в резервный фонд выполняют такой проводкой:
- Дт 96 Кт 70.
- Такая проводка отражает действие, когда сумма выплаченных отпускных списывается за счет созданного ранее фонда.
- Дт 96 Кт 69.
- Этой проводкой можно списать взносы во внебюджетные фонды за счет резерва.
- На предприятии может сложиться ситуация, когда сформированного фонда оказалась недостаточной для погашения оплаты отпусков. В этом случае задолженность организации отражается при помощи следующей записи:
- Дт 20 Кт 70.
- Это сумма, которой недостает для погашения компанией обязательств на оплату отпускных и взносов в страховые фонды.
В конце года сравниваются суммы начисленного резервного фонда и фактические расходы за отчетный период на выплату отпускных начислений, взносов в страховые фонды. Это действие называется инвентаризацией.
I способ
Формирование резерва на оплату отпусков может быть выполнено одним из перечисленных трех способов. В первом случае компания выполняет эту процедуру, учитывая средний заработок работника за смену. В учетной политике нужно отразить соответствующую надпись, в которой изъявляется желание компании проводить начисление в фонд представленным способом.
В учетной политике также подробно расписывается алгоритм проведения соответствующих начислений. На отчетную дату, которую компания также выбирает самостоятельно, бухгалтер должен будет провести начисления для каждой группы сотрудников, применяя данные требуемых расчетных счетов.
Сначала подсчитывается количество дней в периоде, которые не были использованы сотрудниками каждой категории для отпуска. Также нужно подсчитать количество дополнительных дней, права на которые у работников организации уже возникли.
После этого определяется средний заработок каждого сотрудника соответствующей категории. Бухгалтер при этом должен применять обычную методику определения среднего заработка, которая применяется при выплатах отпускных и компенсаций при наличии неиспользованных дней отпуска.
Размер отпускных должен быть определен с учетом страховых взносов. Их сумма определяется на этом этапе расчетов. Для этого применяется формула:
ОС = НДО * СДЗ * (1 + Т / 100%), где ОС – отпускные и стразовые взносы, НДО – количество дней отпуска, который не был использован сотрудниками, СДЗ – средний заработок сотрудника в день, Т – тариф страховых взносов для сотрудника.
Производится расчет резерва на оплату отпусков для всей группы работников. По всем категориям складывают данные, чтобы получить общее значение оценочного обязательства.
Пример
Формирование резерва на оплату отпусков представленным способом формируется довольно просто. Чтобы понимать, как применить эту методику на практике, нужно рассмотреть ее на примере. Так, например, в отделе в штате числится 2 работника. Работник А на 31 марта текущего года имеет право на отпуск в количестве 6,99 дней. Работник Б на расчетную дату имеет 4,66 дня.
Далее бухгалтер должен рассчитать средний дневной заработок сотрудников А и Б. На 31 марта текущего года первый работник получает в день 752 руб., а второй – 674 руб.
Компания, в которой трудятся представленные сотрудники, производит отчисления по ставке 30%. На дату проведения расчетов ни у первого, ни у второго сотрудника не возникло право на обложение налогом по пониженной ставке.
Также бухгалтер должен сделать отчисление на страхование от травматизма по ставке 0,2%.
Общий тариф на страховые выплаты составил для представленных сотрудников 30,2%. Теперь можно выполнить расчет оценочного обязательства. Для сотрудника А он выглядит так:
- 6,99 * 752 * (1 + 30,2% / 100%) = 5272,35 руб.
- Расчет для работника Б выглядит так:
- 4,66 * 675 * (1 + 30,2% / 100%) = 3154,99 руб.
- В результате общий размер резервного фонда для отдела продаж на расчетную дату составил 8427,34 руб.
II способ
Формирование резерва на оплату отпусков по второй методике производится несколько иначе. При этом учитывают дневной средний заработок по каждой группе. Этот способ проще, чем предыдущая методика.
Не нужно рассчитывать средний доход работников в день. Размер резерва для каждого сотрудника также находить не потребуется. Расчет нужно будет выполнить по группе в целом. Указав в учетной политике, что будет применяться этот метод начисления оценочных обязательств, компания должна прописать и сам алгоритм проведения соответствующих начислений.
Бухгалтер осуществляет несколько последовательных действий на расчетную дату. Сначала подсчитывается количество дней отпуска, которые не использовали сотрудники (в том числе и дополнительных) по всей группе в целом. Средний заработок за смену определяется в целом по всей группе. Для этого применяется простая формула:
- СЗГ = СЗГ / Д / КР, где СЗГ – средний заработок за смену по всей группе, СЗГ – сумма заработной платы, которая была начислена работникам на расчетную дату текущего периода, Д – количество дней в периоде, КР – количество сотрудников, которые входят в эту группу.
- После этого определяется сумма резерва, который выделяется на последующую оплату отпуска:
- Р = (СЗГ + СЗГ * Т) * НДО.
Далее результаты, полученные по всем группам сотрудников, складывают. Это позволяет рассчитать общую сумму обязательств.
Пример
Так, например, есть компания, в которой работает 2 отдела. Первый из них административный (2 сотрудника), а второй – отдел продаж (3 сотрудника). За март первый отдел получил зарплату в размере 75 тыс. руб., а второй – 70 тыс. руб.
Компания платит страховые взносы по ставке 30%, а сотрудников, которые имеют право на пониженный тариф, в компании нет. Также удерживается сбор на страхование от травматизма.
Совокупная налоговая ставка составляет 30,2%. В административном отделе неиспользованные дни отпуска составляют 9,32, а в отделе продаж – 11,65. Далее можно рассчитать средний заработок за день каждого отдела.
Для администрации этот расчет выглядит так:
- 75000 / 31 / 2 = 1209,68 руб.
- Расчет для отдела продаж выглядит так:
- 70000 / 31 / 3 = 752,69 руб.
- Дальше можно рассчитать сумму резервного фонда для административного отдела:
- (1209,68 + 1209,68 * 30,2%) * 9,32 = 14697,09 руб.
- Отдел продаж формирует такой резервный фонд:
- (752,69 + 752,69 * 30,2%) * 11,65 = 11417 руб.
- Общая сумма целевого фонда для предприятия составила 36 096,09 руб.
III способ
Третий способ расчета резерва на предстоящую оплату отпусков предполагает применять данные прошлого года. Бухгалтер в этом случае применяет норматив отчислений, который определяется на 31 декабря прошлого периода. Он рассчитывается по формуле:
Н = СОО / РО, где Н – нормативный показатель отчислений, СОО – сумма затрат на выплаты средств для отпусков и компенсаций, РО – сумма издержек на оплату труда без взносов в страховые фонды за предыдущий отчетный период.
Норматив будет неизменным в течение всего текущего периода. На отчетную дату бухгалтер рассчитывает два показателя. Отчисления по каждой группе сотрудников в резервный фонд:
СО = (СЗт.п. + СС) * Н, где СО – сумма отчислений по всей группе в текущем периоде, СЗт.п. – сумма зарплаты для группы сотрудников в текущем периоде, СС – сумма страховых взносов для группы сотрудников.
Дальше складывают результаты по всем группам. Это и будет сумма резервного фонда.
Налоговый учет
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете также начисляется предприятием по установленной им методике. Она должна быть отражена в соответствующей документации. Налогоплательщик определяет максимальную сумму отчислений и процент для ежемесячных перечислений, который формирует оценочное обязательство.
Для этого составляется специальная смета, в которой отражается сумма ежемесячного платежа в резервный фонд. При этом учитывается предполагаемая сумма отчислений в страховой фонд.
Перечисление средств выполняются в виде отношения этого показателя к предполагаемому размеру затрат на оплату труда сотрудников компании.
Компания фиксирует в учетной политике данные о способе создания оценочных обязательств, предельное количество отчислений, процент отчислений для каждого месяца. Последний рассчитывается так:
ПО = ПРОО / ПРОТ, где ПРОО – предполагаемый размер расходов на оплату отпусков в расчетном периоде, ПРОТ – предполагаемый размер отчислений на оплату труда (в том числе страховые сборы).
В регистре налогового учета бухгалтер должен отображать суммы ежемесячных поступлений в указанный фонд. Также отображается израсходованный резерв в ходе оплаты отпусков, его остаток на дату проведения подсчетов.
В конце отчетного периода ответственным сотрудником проводится инвентаризация резерва на оплату отпусков. На 31 декабря выполняется корректировка резерва в налоговом учете организации.
Резерв на оплату отпусков
Несмотря на то, что создание резерва на оплату отпускных в бухгалтерском учете стало обязанностью еще с 1 января 2011 г., вопросы по методике формирования и использования резерва остаются и по сей день.
Напомним
Для целей бухгалтерского учета резерв на предстоящую оплату отпусков признается оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.2010 г.
№167н, далее по тексту — ПБУ 8/2010). Правом не создавать отпускные резервы наделены лишь субъекты малого предпринимательства, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010).
Все остальные организации должны в бухгалтерском учете резервировать суммы на оплату отпускных.
Никакой конкретной методики формирования отпускного резерва на законодательном уровне не установлено. В п.
15 ПБУ 8/2010 изложен лишь общий подход к созданию оценочного обязательства: признается в бухгалтерском учете в размере, достаточном для исполнения обязательств перед работниками в части отпускных выплат на отчетную дату.
То есть величина созданного отпускного резерва в бухгалтерском учете на отчетную дату должна соответствовать сумме выплаты причитающихся отпускных (с учетом начисленных страховых взносов во внебюджетные фонды) всем работникам организации на эту же дату.
Алгоритм резервирования расходов на создание отпускного резерва необходимо закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (п. 7 ПБУ 1/2008). Образец формулировки для вставки в учетную политику для целей бухгалтерского учета приведен в примере №1.
Аналогичный алгоритм создания резерва можно использовать и для целей налогового учета.
При этом следует учитывать, что предполагаемый размер расходов на оплату труда в бухгалтерском и налоговом учете может не совпадать (некоторые расходы на оплату труда могут не признаваться в налоговом учете).
Так, суммы компенсаций, выплачиваемые работникам за задержку заработной платы, не признаются расходами в налоговом учете (Письмо Минфина РФ от 31.10.2011 г. №03-03-06/2/164), в то время как подлежат включению в расчет среднего заработка для начисления отпускных.
УСЛУГИ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
В дальнейшем же возникают различия в части корректировки созданного резерва
Если в бухгалтерском учете резерв может корректироваться в течение года (например, при его недостаточности — п.21 ПБУ 1/2008), то налоговая корректировка осуществляется лишь на конец налогового периода (п.3 ст.324.1 НК РФ).
В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Бухгалтерский учет по этому счету должен быть организован в разрезе видов резервов, поэтому к счету 96 необходимо открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков» (Инструкция к плану счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н).
В налоговом учете создание резервов на предстоящую оплату отпусков является делом добровольным. Напомним, что резервы могут создавать только организации, применяющие метод начисления.
Решение о создании резерва необходимо закрепить в учетной политике для целей налогообложения прибыли, прописав следующие элементы (п.1,п.6 ст. 324.1 НК РФ):
- механизм создания резерва;
- предельную сумму отчислений;
- ежемесячный процент отчислений.
Каким образом рассчитать ежемесячные отчисления в резерв на оплату отпусков?
Для расчета отчислений составляется специальный расчет (смета), в котором указывается:
- предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда с учетом начисленных взносов на обязательное пенсионное, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- предполагаемая годовая сумма предстоящих отпускных выплат с учетом начисленных взносов на обязательное пенсионное, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- процент ежемесячных отчислений в резервы (рассчитывается по формуле).
Ежемесячный процент отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам рассчитывается по формуле (п.1 ст.324.1 НК РФ):
| Предполагаемый размер выплаты на предстоящий год с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний Предполагаемая сумма расходов на оплату труда на предстоящий год с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний | Х | 100% |
ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
Теперь перейдем к вопросу определения предполагаемой годовой суммы зарплаты и выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам. Предполагаемая сумма ФОТ по всем работникам рассчитывается исходя из установленных окладов, планируемой индексации ФОТ, величины премий и надбавок.
Как рассчитать резерв отпусков на год
Главная › Бухгалтерия › Расчеты
Предоставление денежных компенсаций за дни отдыха, отпускных и взносов в фонды происходит за счет резерва отпусков. Формирование и учет в 2021 году этой «копилки» – одна из главных забот бухгалтера. Как часто его создавать, кто обязан выполнять эту процедуру – ответы эти и подобные вопросы рассмотрены в настоящей консультации.
Особенности, о которых нужно знать
Создание резерва – это финансовая процедура, которую выполняют при утверждении дней отдыха для сотрудников. По мнению экспертов, она является оценочным обязательством. Ее проводят с целью официально подтвердить факт наличия обязанностей организации перед своим персоналом по состоянию на отчетный период.
Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства – кому разрешено сильно не обременять себя бухучетом. Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучете. Также см. «Бухгалтерский учет на УСН».
Законодательство РФ допускает следующую периодичность (см. таблицу).
| Когда | Издержки |
| Последний день каждого месяца | Затруднительный способ, но наиболее точный |
| Последний день каждого квартала | Многие организации выбирают такой вариант, так как считают его наиболее удачным |
| Последний день текущего года | Применение возможно предприятиями, которые делают только годовую отчетность |
Дату выполнения расчетов определяет сама организация и устанавливает в своей учетной политике.
Как формируется резерв отпусков
Конкретного алгоритма расчетов законодательством не предусмотрено. Предприятие должно самостоятельно его прописать и закрепить во внутренних документах. В первую очередь, необходимо всех сотрудников разделить на отдельные категории по счетам учета оплаты их труда. Например:
- «основное производство» – лица, выполняющие основные работы на предприятии (начисление происходит по Дт 20).
- «расходы на продажу» – служащие, деятельность которых связана со сбытом товаров (зарплату им начисляют по Дт 44).
После выполнения этого действия можно перейти к решению вопроса о том, [как рассчитать резерв отпусков]. Есть несколько вариантов определения искомой величины.
Средний дневной доход
Первый – на основании среднего дневного заработка сотрудника. В этом случае бухгалтер должен предпринять такие действия:
-
- рассчитать количество неиспользованных дней отпуска, предусмотренных по закону;
- определить размер средней зарплаты для каждой категории работников, применяя общие правила;
- найти сумму отпускных, которые необходимо выплатить сотруднику, используя такую формулу:
ОТПУСКНЫЕ = Д отп. х ЗП ср.д. х (1 + N) Дотп. – количество неиспользованных дней отпуска; ЗПср.д. – средняя дневная зарплата; N – взносы во внебюджетные фонды, делёные на 100 (в %).
- суммировать полученные результаты по каждому работнику.
ПРИМЕР ООО «Глобус» собирается создать резерв на оплату труда Скворцову, делая расчет на основании его среднедневной зарплаты. Согласно сведениям бухгалтерской программы, количество невостребованных дней отдыха составило 12, средняя зарплата в день – 768 руб. Определить резервную сумму.
РЕШЕНИЕ
Для расчета искомой величины воспользуемся представленной выше формулой:
Отпускные Скворцова: 12 х 768 х (1 +0,3) = 11 980,8 руб.
ООО «Глобус» должно начислить сумму в 11 980 руб. за Скворцова. Найденная величина является резервом на отплату отпусков ему.
Групповой доход
Второй подход – на основании средней зарплаты для группы служащих. Как и в предыдущем варианте, определяют количество невостребованных дней отдыха, на которое имеют право подчиненные по состоянию на определенную дату. Размер средней зарплаты рассчитывают так:
ЗП ср.д.г. = ЗП гр.с. : Д тек. : Ч ЗПгр.с. – средняя оплата труда, начисленная всем работникам за рассматриваемый промежуток времени; Дтек. – количество дней в рассматриваемом периоде; Ч – численность служащих.
Тогда для каждой категории работников резерв отпусков будет рассчитан так:
Р отп. = (ЗП ср.д.г. + ЗП гр.с. х N) х Д отп. Сумма результатов по каждой группе – это общий размер резервов на оплату отпусков.
ПРИМЕР ООО «Кристалл» создает резерв на оплату 28 дней отдыха, предоставляемых ежегодно. Исходные данные – ниже в таблице. Нужно определить резерв на оплату отпусков в 2021 году к начислению рассматриваемой компанией.
| Категория служащих | Средняя дневная зарплата, руб. | Средняя зарплата труда, начисленная всем сотрудникам |
| Занятые основной производственной деятельностью | 827 | 24 800 |
| Занимающиеся сбытом производимых товаров | 1128 | 35 400 |
Решение А) Выполним расчеты для первой группы сотрудников по представленной выше формуле:
Р отп. = ( 827 + 24 800 х 30% ) х 28 дней= 231 476 руб. Данную сумму необходимо отчислить в резерв за сотрудников, учитываемых по счету 20 «Основное производство».
Б) Резерв на оплату отпусков в 2021-м для второй группы служащих составит:
Р отп. = ( 1128 + 35 400 х 30% ) х 28 дней= 328 944 руб. Эти денежные средства направляют за персонал, учет отпускных которых идет по счету 44 «Расходы на продажу».
В) Общее количество резервируемых денежных средств составит:
231 476 + 328 944 = 560 420 руб. В итоге, компания ООО «Кристалл» обязана удержать 560 420 рублей для оплаты отпускных пособий и других подобных денежных компенсаций персоналу обеих групп.
Прошлогодний итог
Третий подход – на основании нормы отчислений, устанавливаемой по итогам предыдущего периода. Она является частью затрат на отпуск и оплату труда по каждой категории сотрудников. Выполняемые действия:
Р2 – сумма затрат на оплату труда.
Заметьте: величины определяют для группы сотрудников без учета отчислений во внебюджетные фонды. На протяжении отчетного периода норматив остается постоянным, даже если перерасчеты выполнялись часто.
Б) Формула для начисления резерва на оплату отпусков в 2021 г. по группе сотрудников такова:
Отчисления = ( ЗП тек.п. + СВ ) х НОРМАТИВ ЗП тек.п. – оплата труда, выдаваемая работникам; СВ – страховые взносы, начисляемые на сотрудников в текущем периоде.
Расчеты необходимо вести по всем группам, а полученные результаты – суммировать. При этом каждая проделанная операция должна быть правильно отражена в бухгалтерском учете.
Резерв на оплату отпусков: проводки
Согласно ПБУ 8/2010, обязательства организации по выплате отпускных формируют на счетах, которые отражают и заработную плату. Начисление проводят по Кт 96. Дебет счета может быть таким:
- 20 – начисления сотрудникам, задействованным в основной производственной деятельности;
- 25 – общие производственные затраты;
- 26 – расходы, имеющие хозяйственного, управленческого толка;
- 44 – затраты, связанные со сбытом товаров;
- 08 – вложение средств во внеоборотные активы и др.
В балансе резерв отпусков отражают в графе 1540. Величина должна совпадать с кредитовым сальдо 96-го счета соответствующего субсчета.
Стандартные проводки таковы:
- Дт 20 Кт 96 – деньги отчислены в резервный фонд для выплаты отпускных работникам основного производства;
- Дт 96 Кт 70 – выдача отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск. Также см. «Компенсации за неиспользованный отпуск».
ПРИМЕР
ООО «Антей» планирует формирование резерва на оплату отпусков. Информация о необходимых отчислениях показана в таблице. Какие записи должен сделать бухгалтер?
| Категория | Сумма, руб. |
| Служащие, занимающиеся основной производственной деятельностью | 23 700 |
| Администрация предприятия | 25 000 |
| Менеджеры по работе с клиентами | 12 600 |
Решение
Специалист отражает резерв по отпускам в бухгалтерском учете таким образом:
| Дт | Кт | Сумма | Для каких служащих сделаны отчисления в резервный фонд |
| 20 | 96 | 23 700 | Работники основного производства |
| 26 | 96 | 25 000 | Администрация |
| 44 | 96 | 12 600 | Менеджеры по работе с клиентами |
Налоговый учет
Ведение налогового учета при формировании таких резервов – не обязательное требование закона, поэтому решение остается за руководителями организаций. Особенности создания и учета «копилки» регламентирует в ст. 324.1 НК РФ.
При формировании резерва определяют максимальную долю отчислений (в процентах или денежном выражении) при помощи формулы: 
Р год.от. – сумма годовых затрат на отпуск; Р год.ЗП – размер предполагаемой оплаты труда.
После выполнения необходимых расчетов организация сможет регулярно относить на расходы денежные средства, начисленные в резерв. Ведь, они относятся к затратам, связанным с оплатой труда и уменьшают налог на прибыль.
Как формируется резерв отпусков на 2021 год
Законодательство не содержит конкретных изменений относительно создания резервов для начисления денежных средств за дни отдыха в 2021 году. Поэтому можно руководствоваться правилами, установленными ранее. Главное – правильно делать бухгалтерские проводки и указывать точные суммы.
Создание резерва на оплату отпусков: обязательно ли, проводки
Главная — Организация бизнеса — Кадры — Создание резерва на оплату отпусков
Работодатель должен своевременно исполнять свои обязательства перед наемным персоналом. Для этого предпринимаются различные меры. Одной из них становится резервирование денежных средств на оплату трудовых отпусков и компенсаций за неиспользованные дни при увольнении сотрудников.
Кто обязан создавать резерв на оплату отпусков
Зарезервировать средства на выдачу отпускных выплат может любой субъект хозяйствования. Налоговое законодательство отмечает, что такая практика является правом нанимателя, а не его обязанностью.
Вместе с тем, ПБУ 8/2010 фактически обязывает работодателей выделять средства на эти цели.
Согласно этим правилам, только субъекты предпринимательства, использующие упрощенный режим налогообложения и ведения учета, вправе самостоятельно выбирать — создавать ли резерв на оплату отпусков.
- Для малых фирм не обязательно пользоваться таким видом резервирования, исключения составляют компании, которые работают с ценными бумагами.
- После того, как руководство предприятия примет решение о необходимости создания такого резерва, например, после расширения сферы деятельности субъект хозяйствования перестал относиться к сегменту малого предпринимательства, нужно внести соответствующие изменения в учетную политику.
- В этом локальном нормативном акте указывают:
- Необходимость создания резерва и перечисление из него средств для оплаты отпусков, компенсации неиспользованных дней отдыха при увольнении, а также страховых взносов.
- Дату, с которой компания начинает применять резервирование средств на отпускные выплаты. Как правило, создают резервы с начала календарного года, то есть первый раз его формируют на последний день года, предшествующего первому периоду резервирования.
- Периодичность создания и инвентаризации средств резерва. Компании могут выбирать между ежемесячной, ежеквартальной и ежегодной возможностью резервирования средств на отпускные выплаты. Инвентаризация этого вида резерва, а также его формирование на следующий отчетный период, происходит в последний календарный день текущего периода.
- Метод ведения резерва. Это оценочное обязательство можно формировать исходя из размера фактических выплат за предыдущие периоды, либо рассчитывать по количеству дней отпуска, накопленных персоналом на дату расчета, и средней заработной плате.
- При необходимости устанавливают размер ежемесячного перечисления средств в резерв по отпускам, а также предельно возможный лимит резервирования.
Для подтверждения правильности расчетов и величины резерва применяют такой документ, как бухгалтерская справка. Его форму каждая компания разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Проводки для создания резерва по отпускам
После того, как принято решение о ведении этого вида оценочного обязательства и проведены необходимые расчеты, резерв на отпуска формируют в учете.
Для создания и резерва и последующих выплат из него используют счет № 96.
В рамках этого счета ведется учет всех возможных резервов фирмы.
Поэтому на счету № 96 создают субсчет, который будет отражать движение средств только по резерву на оплату отпускных работникам фирмы.
Формирование резерва по отпускным проводится по кредиту счета № 96 в корреспонденции с дебетом счетов № 20, 44 и т. д., в зависимости от того, к какому структурному подразделению компании относится та или иная группа наемного персонала — основное производство, административный персонал, торговля и др.
Перечисление за счет резерва отпускных выплат и страховых взносов учитывается по дебету счета № 96 и кредиту счетов № 70 (зарплата), № 69 (взносы).
После проведения инвентаризации на последний день отчетного периода, в случае неполного использования средств резерва на оплату отпусков, его излишек переводят в прочие доходы. Для этого в учете формируют проводку — дебет счета № 96, кредит счета № 91, субсчет 91.1.
Резервирование средств для оплаты отпусков наемного персонала является обязанностью большинства нанимателей (исключение составляют только субъекты малого бизнеса).
Прежде чем начать формирование такого резерва, нужно внести соответствующие положения в учетную политику компании и определить алгоритм создания, инвентаризации и расчета величины оценочного обязательства. В течение отчетного периода перечисление средств работникам производится за счет резерва на отпуска.
В случае его нехватки разницу покрывают из текущих расходов на оплату труда. Остаток средств резерва по окончании отчетного периода переводят в прочие доходы компании.
Резерв по отпускам в 2019 году
Начиная с 1 января 2011 года формировать оценочные обязательства по оплате отпусков в бухучете должны все организации. Такая обязанность появилась в связи с вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учёту «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утверждённого Приказом Минфина России от 13.12.
Цель создания любого оценочного обязательства — реальное отражение в бухгалтерской отчетности организации ее финансового состояния.
Иначе говоря, участникам (акционерам) общества на отчетную дату должна быть представлена информация о том, что у организации имеются обязательства перед ее работниками по оплате предстоящих отпусков и обязательства перед внебюджетными фондами по страховым взносам, которые будут начислены на эту сумму отпускных.
https://www.youtube.com/watch?v=oaLllICsSEg
Несмотря на то, что оценочные обязательства отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», с 1 января 2011 года в бухгалтерском учете понятие «резервы на предстоящую оплату отпусков работникам» уже не применяется. Связано это с отменой п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв.
Обратите внимание! В ПБУ 8/2010 обязательства по оплате предстоящих отпусков, в том числе компенсаций за неиспользованные отпуска, не перечислены среди оценочных обязательств. Однако, все условия пункта 5 ПБУ 8/2010, необходимые для признания оценочного обязательства, одновременно соблюдаются:
- во-первых, у работников ежемесячно возникает право на определенное количество дней оплачиваемого отпуска согласно ТК РФ, но достоверно неизвестно, когда обязательство по выплате отпускных будет исполнено (болезнь, увольнение работника или другие причины переноса отпуска);
- во-вторых, размер обязательств может меняться (средний заработок, исходя из которого рассчитываются отпускные, определяется из расчета двенадцати месяцев, предшествующих отпуску), но его можно ежемесячно обоснованно и достоверно оценить;
- в-третьих, выплата отпускных осуществляется за счет сохранения средней зарплаты работника, уменьшая при этом экономическую выгоду организации.
Специального порядка для расчета величины оценочного обязательства в ПБУ 8/2010 не предусмотрено, однако указано, что денежная оценка такого обязательства должна отражать наиболее реальную величину расходов, необходимых для расчетов по нему (п. 15 ПБУ 8/2010). Такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений раздела III ПБУ 8/2010 и закрепляется в учетной политике организации.
Возможные проводки по оценочным обязательствам приведены в таб. 1.
Таблица 1. Операции по признанию и начислению в бухучете оценочных обязательств по отпускам
| Содержание операции | Проводка |
| Признание оценочных обязательств | Дебет 20 (23, 26, 44, 91, 08) Кредит 96 |
| Начисление отпускных с учетом страховых взносов за счет оценочных обязательств | Дебет 96 Кредит 70, 69. |
| Начисление отпускных с учетом страховых, если накопленной суммы оценочных обязательств недостаточно на оплату отпусков | Дебет 20 (23, 26, 44, 91, 08) Кредит 70, 69. |
| Списание остатков оценочных обязательств, если организация приняла решение со следующего года не формировать оценочные обязательства по отпускам (имея такое право) | Дебет 96 Кредит 91 |
| Остаток (избыточность) оценочных обязательств на конец отчетного периода учитывается при расчете оценочного обязательства на следующую отчетную дату | Счет 96 не закрывается, поскольку обязательство по предоставлению отпусков работникам не прекращается на последнее число отчетного периода |
Для целей налогообложения прибыли применяется термин «Резервы предстоящих расходов на оплату отпусков». Целью создания этого вида резерва в налоговом учете является постепенное и равномерное списание расходов на оплату отпусков работников. Формирование резерва по отпускам является правом налогоплательщика, а не обязанностью, поэтому создавать его можно по желанию.
Порядок создания и использования резерва на оплату отпусков регламентирует статья 324.1 НК РФ. На основании пункта 1 этой статьи налогоплательщики, решившие формировать резерв на оплату отпусков, в учетной политике для целей налогообложения должны отразить:
- способ резервирования (предполагаемую сумму расходов на оплату труда с учетом страховых взносов на обязательное социальное страхование за год);
- предельную сумму отчислений в резерв (предполагаемую годовую сумму расходов на отпуск с учетом страховых взносов);
- ежемесячный процент отчислений в резерв, который определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.
Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отразить размер ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов.
Если резерв создан, то в состав расходов на оплату труда каждый месяц включаются не фактически начисленные отпускные, а сумма отчислений в резерв, рассчитанная на основании сметы.
Расчет резерва отпусков: пример 2021 года
ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:
Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков.
Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня.
Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2021 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2021 год.
Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:
Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:
Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким.
Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года.
Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.
- Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.
- Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.
- Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:
- Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.
- Самая сложная формула, выглядит она так:
- В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:
Обязанность создать резерв по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.
Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике.
При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства.
Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков, проводки:
Операция
Дебет
Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков
20, 25, 26, 44
96
Начислены отпускные
96
70
Выплачены начисленные суммы
70
51, 50
По пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут уволиться, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.
Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.
Как вариант, возможно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
- ежемесячно (разделив на 12);
- ежеквартально (разделив на 4).
Налоговый учет
В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании.
Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы учесть начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете.
В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.
Порядок создания прописан в Налоговом кодексе в статье 324.1 . Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:
- сам факт принятия решения;
- способ резервирования;
- предельное отчисление на текущий налоговый период;
- процент отчисления.
- Процент отчисления рассчитайте по формуле:
- Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:
- На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:
- Определяется количество неотгулянных дней отдыха по каждому сотруднику.
- Определяется прогнозное значение сумм отпускных, исходя из среднего заработка.
- Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
- Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
- Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.
Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит прописать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.