14.04.2021
У каждой организации внутри структуры существует движение наличных денежных средств, что фиксируется в специальной документации. Она и станет темой сегодняшнего обзора, где мы узнаем, зачем нужен приходный кассовый ордер (ПКО), что это такое, какими особенностями обладает и в каких случаях является строго необходимым.
Если в кассу компаний, занимающихся коммерческой деятельностью или реализацией товара, происходит периодическое поступление финансовых средств в наличной и безналичной форме, этот поток должен быть строго зафиксирован и отражен в документации. Иначе у компетентных служб, в первую очередь у Федеральной Налоговой Службы (ФНС) возникнут закономерные вопросы к ответственному лицу.
Назначение и основание ПКО, что это такое в бухгалтерии
Данный ордер является документом первичного учета прибытия наличности в кассу. Под термином кроется комплекс бухгалтерских операций: не аппарат, который установлен на точке продаж, а полноценная система. Поэтому, даже в случае отсутствия магазина для розничной реализации, обязанность по оформлению приходного кассового ордера не снимается.
Бланк имеет унифицированную форму под номером КО-1. Ознакомиться с пустым образцом можно на фото:
Документация становится нужной в любой момент поступления денежных средств. Предела суммы, учитывающейся в документе, нет. Форма должна оформляться даже если на счет пришел минимальный платеж.
Откройте счет для бизнеса в МОРСКОМ БАНКЕ и получите до 6% на остаток по счету!
Стоит учитывать, что документация оформляется только на приход средств, на расход существует собственный аналог, под названием «расчетно-кассовый ордер» (РКО). ПКО или как упрощенно его называют – приходник – это мини-отчет о принятии наличных средств.
Отсутствие подобной системы учета считается незаконным, ни одна организация не имеет права вести предпринимательскую деятельность без оформления ордеров. Все нарушители строго наказываются со стороны налоговых органов.
Когда оформляется приходный кассовый ордер
Федеральный закон №402-ФЗ строго определяет случаи, когда понадобится такая документация. А часть 3 нормативно-правового акта (НПА) гласит, что ПКО понадобится во всех случаях осуществления деятельности хозяйствующего субъекта. Значит, он используется каждый раз, как в кассу поступают денежные средства.
Также стоит понимать, что ТМЦ (товарно-материальные ценности) не имеют отношения к денежным средствам. И поступают на основе оприходования. Соответственно, озвученный выше ордер в этих случаях не заполняется.
Рассмотрим частные случаи, когда ордер точно понадобится:
- Закрытие смены. Да, несмотря на то, что при покупке товаров, которых может быть несколько сотен в течение дня, каждая отдельная сделка не оформляется с помощью заполнения формы КО-1. Она подтверждается кассовым чеком, не более того. В эту же категорию относится не только реализация товара, но и платное оказание любого рода услуг. Сам приходный кассовый ордер заполняется всего один раз – при закрытии всей смены. Вне зависимости от того, переходит касса сменщику, или магазин закрывается до утра.
- Перевод со счета. Вне зависимости от того, является ли это оплатой от контрагента или перевод носит иное назначение.
- Возврат долга. То есть, при получении дебиторской задолженности от любых лиц, но только в денежной форме (товарно-материальные ценности в эту категорию не входят).
- Пополнение капитала компании. Подразумеваются все виды вливания как в прямой, так и в оборотный капитал. Любые формы дотаций в пользу улучшения компании – закупки оборудования, приобретения новых товаров, сырья, услуг для формирования нового оборота. Переводы в уставной капитал также относятся к этой сфере.
- Возврат средств. Если денежные средства были выданы на определенные цели, но сумма не была потрачена или использована в полном объеме. В этом случае приходный кассовый документ составляется по общим правилам. Указывать отдельно источник поступления средств не придется.
Оформление
В форме не допускаются ошибки и их исправление. Поэтому, если вы ошиблись при заполнении, придется начинать все с начала. Внесением сведений в ПКО могут заниматься несколько сотрудников, в зависимости от конкретного регламента, установленного на предприятии.
МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться услугами торгового эквайринга. Принимайте оплату за товары и услуги по банковским картам.
Это:
- Руководитель. Зачастую в небольших фирмах на основе ИП именно он и занимается всей бухгалтерской работой, связанной с приемом денежных средств.
- Главным бухгалтером. В более крупных организациях задачи по оформлению подобной документации возлагается на плечи главбуха.
- Сотрудником бухгалтерии, который получил полномочия, подтвержденные письменным распоряжением директора. Специалист привлекается в тех случаях, когда главный бухгалтер занят или не может исполнять свои обязанности по другим причинам. В большинстве крупных организаций такая практика используется постоянно.
После того как составляется документ, особенностью приходного кассового ордера является то, что его необходимо подписать у главбуха, а при его отсутствии у заместителя или другого уполномоченного сотрудника бухгалтерии.
И только если никто из них в данный момент не способен поставить свою подпись, это делает руководитель. Если и он отсутствует на месте, то обязанность переходит к кассиру.
Он, в свою очередь, должен быть компетентен для составления бумаги, а также знать все юридические аспекты, которые касаются поставленной задачи.
Случаи, когда заполняется форма
Часто вызывает сомнения тот аспект, что предприниматели считают ненужным заниматься ведением кассового документооборота, если предприятие работает без кассовой техники. Это вполне допустимо для некоторых видов ИП.
Но отсутствие кассы не спасет предпринимателя от учета поступаемых средств и изучения понятия приходного кассового ордера. И нет разницы, используется ли при этом сама аппаратура, печатается ли чек и так далее.
Если факт передачи наличных имел место, значит он должен быть зафиксирован соответствующим образом.
Порядок заполнения
Используется лишь одни экземпляр без дубликатов и копий. Как уже отмечалось, оформление происходит сотрудником бухгалтерии или руководителем, а также кассиром. Поставить подпись могут те же лица в соответствующем порядке. Вся отчетность также сопровождается чеком или квитанцией. А на последнем этапе легитимность заверяется печатью.
Заполнение квитанции
Для этого используется стандартная форма КО-1. Существуют определенные требования, установленные законом, обязательные для любой организации, которая фиксирует факт передачи средств с помощью данной квитанции. В первую очередь – это наименование организации и корректная дата передачи средств.
Далее вносится субъект, который передал деньги, а также указывается основания их перечисления или конкретное назначение. В отдельной строке прописывается полная сумма, переданная под отчетность. Бланк подкрепляется подписью как кассира, так и бухгалтера.
Причем последний пункт актуален, вне зависимости от того, кто подписывает документ (приходный кассовый ордер).
МОРСКОЙ БАНК предлагает воспользоваться удобной системой банковского обслуживания. Управляйте бизнесом из любой точки мира. Безопасный доступ к Вашим счетам всегда в кармане.
Образцы
Приступая к заполнению формы, стоит обратить внимание на готовые бланки, а также изучить практику правильного внесения информации. Актуально составленную форму КО-1 можно рассмотреть на фото ниже:
Оплата товара и услуг
Это самое распространенное на сегодняшний момент использование формы, так как чаще всего поступление финансов связано с исполнением коммерческой деятельности. И чем больше компания, тем в более крупном объеме и количестве операций выражается этот массив. Но оформляется все равно всего одним документом. Пример заполненного бланка:
Возврат денег
Как мы помним, основание для заполнения приходного кассового ордера может быть различным. Возвратная операция – не самая популярная в практике, но важно знать, как корректно заполнить форму и указать повод для возврата. В качестве последнего может быть отмечен неиспользуемый массив или возвращенный аванс сотрудника. Пример можно изучить на фото ниже:
Деньги на зарплату
Это стандартные переводы для оплаты труда сотрудникам предприятия. Образец:
Финансы в уставной капитал
В эту категорию входят вливания от учредителей, направленные на пополнения уставного капитала фирмы. Форма КО-1 оформляется следующим образом:
Проекты МОРСКОГО БАНКА (АО) по зачислению заработной платы могут быть удобны и интересны любым предприятиям и организациям вне зависимости от количества работающих в них сотрудников.
Алгоритм работы кассира после внесения денежных средств
Нам уже становится понятно, в каких случаях выдается приходный кассовый ордер, каково назначение документа и иные аспекты, связанные с его оформлением. Соответственно, ордер понадобится нам каждый раз, когда происходит прием денежного массива на кассе. Давайте посмотрим, как конкретно должен в этом случае действовать кассир.
Первоначально сотрудник получает наличные денежные средства или перевод и ставит свою подпись на квитанции. Там же кассир полностью прописывает свою фамилию и инициалы. На этом заканчиваются манипуляции с квитанцией, остается лишь открыть соответствующий ПКО и заверить оба документа печатью, чтобы большая часть рисунка осталась на квитанции, а часть заступила и на сам ПКО.
После этого по указанному пунктиром (не всегда) месту производится отрезание бумажной квитанции, которая передается субъекту, осуществившему внесение денежных средств. Приходной кассовый ордер подписывается и остается в папке с основной документацией кассы. Одновременно с этим кассир вносит полученную информацию в кассовую книгу в полном соответствии с формой под номером КО-4.
Возможные штрафы за нарушения
Если ПКО заполнен некорректно – это не является каким-то нарушением. Но система налогообложения в России такова, что любые ошибки автоматически приравнивают оформленный документ к пустому бланку. Другими словами, его не существует. А вот штраф за отсутствие ПКО есть. Такая вот нехитрая схема, с помощью которой ФНС контролирует документооборот.
Сама санкция по статье 120 Налогового кодекса влечет за собой штраф в размере 10 тысяч рублей. Но главная опасность заключается в ином аспекте.
Так как приходный кассовый ордер – это первичный документ, в случае его отсутствия имеются основания для отмены в хозяйствующем субъекте упрощенной системы налогообложения. И не нам объяснять, какие неприятности и потери влечет за собой такое решение налоговиков.
Поэтому, в случае появления любой ошибки, следует напечатать весь бланк заново и оформить его в соответствии с установленными требованиями.
Особенно это актуально, если в форме некорректно проставлена дата, а также отсутствует подпись ответственного лица, что наблюдается довольно часто. Человеческий фактор играет свою роль, особенно если для сотрудника это уже сотая бумага за день, нуждающаяся в точном оформлении.
Сроки хранения
Как и для всей первичной документации, тут действует то же правило. А точнее – она должна храниться ровно пять лет. Отсчет срока начинается не с момента создания и заполнения, а с этапа, на котором заканчивается конкретный отчетный период, что по традиции – конец года.
Поэтому прибавьте к сроку еще время до конца периода. Также стоит помнить, что вся ответственность по правильному хранению возлагается на предприятие. И доказать факт, что форма КО-1 была утеряна по независящим от предпринимателя обстоятельствам очень сложно.
А сопряженные с этим трудности и волокита очень велики.
Оприходование наличных средств
Итак, закрепим, что такое приходный кассовый ордер, для чего он нужен. С его помощью фиксируется факт поступления наличных денежных средств.
Даже если форма составляется в электронном виде, документ также выполняет свои функции по закреплению перехода наличных средств. Но в этом случае его в обязательном порядке придется распечатать в физическую форму.
Сам оригинал остается виртуальным и хранится на сервере или реже на жестком диске компьютера.
Кто ставит свои подписи
Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. Если специалист не способен исполнить свою задачу, она возлагается на уполномоченного сотрудника бухгалтерии, далее – на руководителя. И только если все лица, указанные выше, уже передали свои полномочия, то право переходит к кассиру.
Корпоративная карта МОРСКОГО БАНКА Visa Business – удобное средство организации и контроля представительских и командировочных расходов сотрудников предприятия.
Опасные ошибки в заполнении
Первичную документацию нужно оформить без исправлений. Среди часто встречающихся проблем выделяют:
- Указание некорректной даты. В этом случае документ сразу признается недействительным.
- Отсутствие подписей. Список лиц, ответственных за этот пункт, мы уже обозначили.
- Ошибки в прописи суммы.
- Отсутствие штампа. Причем он должен частично быть и на ПКО, и на квитанции, сопровождающей движение налички.
Как делегировать полномочия по подписанию
Так как руководитель и главный бухгалтер очень часто бывают заняты, в любом предприятии, где штат сотрудников больше трех, начальство старается передать эту заботу кассиру. Да и ему намного удобнее выполнять эту задачу самостоятельно. Ведь кассир всегда на месте и лично осуществляет контроль приема-передачи средств.
Делегировать обязанности можно двумя способами. Первый – это составить полноценную доверенность, если речь идет о бухгалтере, который снимает с себя обязанности. Но это не самый простой и быстрый способ.
Куда проще опубликовать приказ, который также имеет юридическую силу, с указанием передачи полномочий. Но сделать это способен только руководитель.
Зачастую именно форма приказа и используется в различных компаниях.
Если у Вас возникли сложности с оформлением доверенности и любыми иными операциями, связанными с бухгалтерией и движением средств, Вы всегда можете воспользоваться помощью МОРСКОГО БАНКА. Любые объемы и направления переводов, сопровождение операций и эталонная оперативность исполнения задач – это лишь малая часть основных качеств финансовой организации.
В статье мы рассмотрели требования к оформлению приходного кассового ордера и разобрались, для чего он в принципе нужен. Как показал обзор, ПКО имеет особое значение.
Как минимум потому, что он фиксирует любые движения средств внутри предприятия. А вместе с РКО, эти две бумаги смело можно назвать наиболее часто применимыми в деятельности хозяйствующего субъекта.
Поэтому и знакомиться с ним следует с особым вниманием.
Заявка на расчетно-кассовое обслуживание
Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?
Приходный кассовый ордер (или ПКО) применяется ИП и компаниями для отражения поступлений в кассу денег. Как выглядит приходный кассового ордер, а также каковы правила его заполнения, рассмотрим в данной статье.
ПКО относится к первичным документам бухгалтерского учета и отражает факт поступления денег в кассу.
Формат и требования к заполнению приходного кассового ордера регламентированы постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88. Форму КО-1, которая осталась неизменной и для 2021 года, можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже.
- Скачать приходный кассовый ордер
- О документе, которым оформляют расходные операции по кассе, читайте в статье «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».
Порядок оформления кассовых операций разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.
Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:
- На бумажном носителе – либо полностью от руки, либо бухгалтер вносит информацию в форму КО-1 на компьютере, затем распечатывает документ и подписывает его у уполномоченных лиц организации.
- В электронном виде – с применением технических средств с учетом защиты ПКО от несанкционированного доступа. В таком случае электронный приходник подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).
Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)
Для начала необходимо обратить внимание, что приходный кассовый ордер имеет 2-компонентный вид, т. к. содержит сам ПКО и квитанцию. Они оформляются общим экземпляром ПКО за подписью главного бухгалтера (бухгалтера, кассира и директора) и сохраняются в бухгалтерии. Квитанция подписывается аналогично, затем регистрируется в кассовой книге и передается тому, от кого принята наличность.
Электронные ПКО подписываются электронными подписями, а квитанцию бухгалтер может направить вносителю денег на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).
Кассир проверяет, есть ли подписи уполномоченных лиц на ПКО, подписи сверяются с образцами, только если документ составлен на бумаге.
Как составить карточку с образцами подписей для кассира, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Правила заполнения приходного кассового ордера следующие:
- По полю «Организация» заполняем название компании или ИП.
- «Номер документа» и «Дата составления» — номер и дата соответственно, согласно журналу регистрации.
- «Дебет — кредит» — проводки в соответствии с хозоперацией.
- «Принято от» — указываем имя или название того, от кого поступили деньги (от подотчетника, заказчика, банка, учредителя и т. д.).
- «Основание» — название хозоперации, на основании которой произошло поступление денег.
- «Сумма» — полученная сумма указывается прописью.
- «В том числе» — сумма НДС (при наличии).
- «Приложение» — указываем документы, на основании которых был осуществлен приход денег: авансовый отчет, договор и др.
Квитанция к ПКО оформляется по аналогии с приходным кассовым ордером.
Подробнее о квитанции к ПКО читайте в статье «Квитанция к приходному кассовому ордеру — бланк, образец».
Приходный кассовый ордер. Бланк и образец заполнения 2021 года
Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.
Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.
С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приходно-кассового ордера .xlsСкачать образец заполнения приходно-кассового ордера .xls
Правила оформления приходно–кассового ордера
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном.
В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере.
Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
- Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
- Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.
- После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.
Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера
Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.
Часть первая
Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.
Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.
Часть вторая
Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.
- В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
- Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
- Затем в столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
- В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
- Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
- В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
- В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).
В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.
Скачать документбесплатно
Контрольно-кассовая дисциплина в 2020-2021 году (порядок ведения кассовых операций)
Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.
Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.
Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО
Вот что к ним относится:
- Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.
- Соблюдение лимитов кассы. Нельзя вылезать за назначенный максимальный остаток наличности в кассе в завершении трудового дня. Лишнюю сумму надо обязательно отправить в банк.
- Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.
- Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.
Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину
Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году можно из нашей статьи.
С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.
Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Кассовые документы
Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.
Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера, или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.
Приходный кассовый ордер (ПКО)
ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:
- платежи от покупателей, заказчиков,
- возврат,
- внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).
Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.
Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.
Форма ПКО заполняется от руки, либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).
В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.
МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.
Взять в аренду
Расходный кассовый ордер (РКО)
Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.
РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.
По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:
- оплату поставщикам, подрядчикам,
- выплату зарплаты,
- социальные отчисления,
- покупку канцтоваров,
- возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).
ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, т. е. заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).
Кассовая книга
В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.
Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.
Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день.
По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью.
Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.
Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.
Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость
Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.
Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.
Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.
Установление лимита по кассе
После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.
Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).
В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.
Ограничение наличных расчетов
Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.
Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.
Деньги на личные нужды
Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.
Налоговая проверка кассовой дисциплины
С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.
Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.
Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины
Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:
- От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
- От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).
Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:
- для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
Как контролировать деньги в кассе и работу кассира
Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.
Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.
Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.
Почему предприниматели останавливают свой выбор на онлайн-кассах МТС
МТС Касса 5А″ LS
- Экран 5,5″
- Матричный 2D имидж-сканер с лазерным указателем
- Встроенный эквайринг
- Заказать
МТС Касса 5″
- Экран 5,5”
- Печать чека за 6 сек
- Встроенный 1D/2D фотосканер
- Заказать
MТС Касса 7″
- Экран 7″
- Печать чека за 7 сек
- Подключение сканера, весов
- Заказать
МТС Касса 9″ ЕГАИС
- Экран 8,9”
- Печать чека за 3 сек
- Внешний 2D фотосканер
- Заказать
МТС Касса 12″
- Экран 12”
- Скорость печати до 160 мм/сек
- ОС Android, Wi-Fi, Bluetooth, 3G
- Заказать
МТС Касса 5А″
- Экран 5,5″
- Встроенный 1D/2D фотосканер
- Встроенный эквайринг
- Заказать
- Бесплатное обновление ПО в автоматическом режиме.
- Формирование чека без интернета. При восстановлении соединения касса автоматически отправит сохраненные данные в ОФД.
- Расширенный функционал.
- Встроенный функционал по приему быстрых платежей. Экономия на эквайринге.
- Встроенный товарный учет.
- Работает с ЕГАИС, маркированными товарами, ФГИС Меркурий.
- Удаленный контроль торговли со смартфона.
- Техподдержка 24/7.
- МТС Кассу можно взять в аренду с последующим выкупом.
Получить консультацию по продуктам МТС Кассы вы можете у нашего специалиста. Оставьте заявку и он свяжется с вами с ближайшее время
Оставить заявку
21.01.2021